قيد سداد الموردين هو القيد المحاسبي الذي يتم تسجيله عند قيام الشركة بشراء سلع أو خدمات من الموردين، سواء كان الدفع نقداً أو آجلًا. من خلال هذا القيد، تُسجل المبالغ المستحقة للموردين كالتزام مالي على الشركة حتى يتم سدادها. يُستخدم هذا القيد لتتبع التزامات الشركة تجاه مورديها في النظام المحاسبي.
مفهوم حسابات الموردين
حسابات الموردين تعبر عن الديون أو الالتزامات المالية التي تتكبدها الشركة تجاه الموردين نتيجة شراء سلع أو خدمات بالتقسيط. عندما تشتري الشركة منتجات أو خدمات من مورد ما وتؤجل الدفع، يتم تسجيل هذا الدين في حسابات الموردين. يُعتبر هذا الدين التزاماً قصير الأجل يجب على الشركة سداده في المستقبل.
يتم تسجيل قيد الموردين بالآجل كالتالي:
عند استلام البضائع أو الخدمات:
مدين: حساب المشتريات أو المصروفات
دائن: حساب الموردين (الذي يعبر عن الالتزام المالي).
ثم عندما يتم السداد (قيد سداد الموردين)
مدين: حساب الموردين
دائن: حساب النقدية أو البنك
طبيعة حساب الموردين
يعتمد حساب الموردين على كونه حسابًا دائناً، حيث يتم تسجيل المبالغ المستحقة على الشركة تجاه الموردين نتيجة عمليات الشراء بالتقسيط. يعتبر هذا الحساب جزءًا من الالتزامات القصيرة الأجل في الميزانية العمومية للشركة، ويعكس المبلغ الذي ينبغي على الشركة دفعه في المستقبل. عندما تقوم الشركة بشراء سلع أو خدمات على الحساب، يتم تسجيل القيد في حساب الموردين، مما يؤدي إلى زيادة التزامات الشركة.
عند تسجيل القيد يكون:
مدين: حساب المشتريات أو المصروفات
دائن: حساب الموردين
عندما تقوم الشركة بسداد مستحقاتها للموردين، يتم تقليل هذا الحساب، وتصبح المعاملة كالتالي:
مدين: حساب الموردين
دائن: حساب النقدية أو البنك
وبذلك، يُظهر حساب الموردين التزام الشركة المالي تجاه الموردين وكيفية سداد هذا الالتزام على مر الزمن.
قيد سداد الموردين
يتم تسجيل قيد سداد الموردين عندما يتم شراء خدمة أو الحصول عليها بالتقسيط واستلام الفاتورة. على سبيل المثال، إذا قامت شركة بشراء أدوات مكتبية من شركة لوازم مكتبية بالأجل، وعندما تتلقى الشركة الأدوات المكتبية والفاتورة من المورد، يتم تسجيل قيد على حساب المورد، حيث يكون الطرف المدين في قائمة الدخل هو مصروف أدوات مكتبية، والطرف الدائن هو حساب الموردين.
!يتم إغلاق هذا القيد بعد الانتهاء من سداد المبلغ لشركة “اللوازم المكتبية”، بحيث يكون الجانب المدين هو حساب الموردين والجانب الدائن هو البنك أو النقدية.
مراجعة ومطابقة حسابات الموردين
تعتبر إدارة الحسابات الدائنة ذات أهمية كبيرة لضمان تدفق نقدي مناسب والحفاظ على العلاقات مع الموردين. عادة ما تقوم الشركات بعمليات مطابقة لمتابعة وإدارة حسابات الموردين، والتي تشمل فحص الفواتير والتحقق منها، تسوية الحسابات، وسداد المدفوعات في الوقت المحدد للموردين.
في التقارير المالية، تُسجل الحسابات الدائنة في الميزانية العمومية ضمن فئة الخصوم المتداولة. وغالبًا ما تُدرج في جانب الالتزامات الأخرى القصيرة الأجل، مثل القروض القصيرة الأجل والمصروفات المتراكمة والضرائب المستحقة.
من الضروري أن تدير الشركات حساباتها الدائنة بطريقة فعالة لضمان تسديد ديونها في المواعيد المحددة، والاستفادة من الخصومات المتاحة، وتفادي الغرامات الناتجة عن التأخر في السداد، بالإضافة إلى الحفاظ على علاقات جيدة مع الموردين. تساهم الإدارة الجيدة للحسابات الدائنة في تعزيز الصحة المالية العامة واستقرار الشركة.
أنواع الموردين
توجد أنواع مختلفة من الموردين، حيث يتم تقسيمهم بناءً على مجموعة من المعايير مثل النوع، والصفة القانونية، أو نطاق العمل، أو نوع السلعة.
الموردون من حيث التصنيف: يتناول هذا النوع من الموردين تصنيف المورد، سواء كان موردًا في القطاع الخاص أو في القطاع الحكومي.
الموردون من حيث الوضع القانوني: يتضمن هذا النوع من الموردين صفة وهوية الجهة التي تقدم السلعة أو الخدمة، سواء كانت شخصًا طبيعيًا مثل الأفراد أو التجار، أو مصدرًا اعتباريًا مثل المؤسسات أو الهيئات، سواء كانت تضم أفرادًا أو أموالًا.
الموردون من ناحية الموقع الجغرافي: يشمل هذا النوع تحديد الموقع الجغرافي للمورد، أي معرفة ما إذا كان المورد محليًا أم خارجيًا.
رغم وجود هذه الأنواع من الموردين، إلا أن هناك مجموعة من الموردين الذين يتمتعون بشعبية أكبر في مجال الأعمال التجارية، وهم:
الجهات المصنعة: تشمل الشركات والهيئات التي تقوم بتصنيع السلع، حيث تبدأ من المواد الخام وتتحول إلى منتج نهائي، ثم تقوم بتوريدها.
تجار الجملة هم فئة من الموردين الذين يشترون كميات كبيرة من المنتجات ثم يقومون ببيعها بشكل مجزأ للتجار الصغار.
الموزعون: يلعب الموزعون دور الوسيط بين المصنعين والتجار، حيث يقومون بشراء السلع بكميات كبيرة ثم يقومون بتوزيعها وبيعها لتجار التجزئة.
موردو المواد الخام: هم مجموعة من الموردين المتخصصين في توفير المواد الأساسية أو المواد التي تُستخدم في عمليات الإنتاج. على سبيل المثال، يقومون بتوفير المعادن اللازمة لصناعة المنتجات التي تتطلب مواد خام معدنية، أو الأقمشة المستخدمة في صناعة الملابس وغيرها من المواد الخام الأخرى، كما يتضمن ذلك برنامج إدارة المشتريات.
المقاولون: في بعض الأحيان، نجد أن الشركات تعتمد على المقاولين بشكل غير مُحدد في بعض الصناعات لتنفيذ مشاريع محددة، ويظهر ذلك بوضوح في مجال شركات البناء والقطاع الهندسي.
كيفية مراجعة ومطابقة حسابات الموردين
مراجعة وتدقيق حسابات الموردين هي عملية محاسبية تهدف إلى ضمان دقة المعلومات المالية المتعلقة بالموردين، والتأكد من تطابقها مع الفواتير التي تم استلامها والمدفوعات التي تم تنفيذها. تتضمن هذه العملية الخطوات التالية
جمع الفواتير والمستندات المالية
يتم تجميع جميع الفواتير المصدرة من الموردين ومقارنتها بأوامر الشراء.
التأكد من استلام جميع الفواتير وأنها تحتوي على التفاصيل الصحيحة مثل الكميات والأسعار وتواريخ التسليم.
مقارنة الفواتير مع أوامر الشراء
التحقق من توافق الفاتورة مع طلب الشراء فيما يتعلق بالكمية والسعر.
تطابق المنتجات أو الخدمات المقدمة مع ما تم الاتفاق عليه في العقد أو أمر الشراء، مع الأخذ في الاعتبار قيود الموردين المتعلقة بالمواعيد المحددة.
مراجعة المبالغ المدفوعة
مقارنة المدفوعات السابقة مع الفواتير الواردة، والتأكد من أن المدفوعات تعكس القيم الصحيحة.
التأكد من توثيق أي خصومات أو مستحقات إضافية تم التفاهم عليها سابقًا.
التحقق من حالات الاستحقاق
مراجعة مواعيد استحقاق الفواتير والتأكد من أنه تم دفع جميع الفواتير المستحقة أو أنها تحت خطة سداد، بما يتوافق مع طبيعة حسابات الموردين.
التواصل مع الموردين
في حال وجود أي تناقضات بين الفواتير المسجلة والمدفوعات المنفذة، يتم الاتصال بالموردين لحل الفروق المالية.
تسوية الفروق
تسوية أي نزاعات أو اختلافات بين حسابات الموردين وحسابات الشركة، والتأكد من تحديث السجلات المحاسبية بشكل دقيق بناءً على قيود الموردين والعملاء.
تساهم هذه الخطوات في ضمان صحة الحسابات وتفادي التباينات، مما يعزز الثقة والشفافية في التعامل مع الموردين والعملاء.
ما هي الحسابات المدينة (حسابات العملاء)؟
الحسابات المدينة هي المبالغ التي تتحملها الشركة تجاه مورديها. وتظهر هذه الحسابات فقط عندما يقوم العملاء بالشراء من الشركة بالتقسيط أو الائتمان.
مقارنة بين حسابات الموردين والعملاء
يتم بانتظام مقارنة الحسابات الدائنة (الموردين) بالمدينة (العملاء) كجزء من تحليل السيولة بهدف تحديد ما إذا كانت هناك أموال كافية من الحسابات المدينة لتغطية الحسابات الدائنة. وعادةً ما تستخدم نسبة السيولة الحالية لإجراء هذه المقارنة، رغم أنه يمكن استخدام نسبة السيولة السريعة أيضًا. وفيما يلي بعض الفروق بين الحسابات المدينة والدائنة:
| الحسابات المدينة (حسابات العملاء) | الحسابات الدائنة (حسابات الموردين) |
| تصنف الحسابات المدينة كأصول متداولة. | تصنف الحسابات الدائنة كالتزامات متداولة. |
| يمكن تعويض الحسابات المدينة بمخصص خاص للحسابات المدينة التي يحيط بها الشك. | لا يوجد موازنة للحسابات الدائنة. |
| عادةً ما تتضمن الحسابات المدينة حسابًا واحدًا مخصصًا للحسابات المدينة التجارية وآخر للحسابات المدينة غير التجارية. | يمكن أن تتضمن الحسابات الدائنة أو حسابات الموردين مجموعة من الحسابات الأخرى، مثل الحسابات المدينة التجارية، وحسابات الضرائب المستحقة، وحسابات ضريبة الدخل المستحقة، وحسابات الفائدة المستحقة. |
ما هي مهام محاسب الموردين
تتضمن مهام محاسب الموردين مجموعة من الأنشطة المرتبطة بتسجيل ومراقبة المدفوعات المستحقة للموردين وإدارة الحسابات المعنية. من أبرز المهام التي يعمل عليها محاسب الموردين:
- تسجيل الفواتير: يتطلب مراجعة وتوثيق فواتير الموردين في النظام المحاسبي لضمان دقة المعلومات.
- مراقبة الحسابات المستحقة: التأكد من صحة ودقة المدفوعات المستحقة للموردين ومتابعة مواعيد استحقاق الفواتير.
- إعداد الدفعات: تحضير أوامر الدفع للموردين وفقًا للفواتير المسجلة والتي تستحق الدفع.
- مراجعة التوريدات: التأكد من أن السلع أو الخدمات المستلمة من الموردين تتوافق مع ما هو مدون في الفواتير.
- التسويات المحاسبية: القيام بالتسويات المطلوبة بين الحسابات المصرفية والمبالغ المدفوعة والمستحقة.
- متابعة المستحقات المتأخرة: التواصل مع الموردين للتحقق من سداد الدفعات المتأخرة أو لتنظيم جداول جديدة للسداد.
- إعداد التقارير المالية: مسؤولية إعداد التقارير الدورية المرتبطة بالموردين مثل تقارير الحسابات غير المدفوعة.
- التعاون مع الأقسام الأخرى: التنسيق مع إدارات الشراء والمخازن لضمان انسيابية العمليات المتعلقة بالموردين.
تهدف هذه المهام إلى ضمان دفع مستحقات الموردين في المواعيد المحددة والحفاظ على علاقة جيدة معهم.
أهمية كشف حساب الموردين
مراقبة الالتزامات المالية: يُساعد الكشف في تحديد المبالغ التي ينبغي على الشركة تسديدها للموردين، مما يسهم في تنظيم عملية السداد وإدارة التدفقات النقدية بفعالية.
مراجعة المعاملات: بإمكان الشركة الاستفادة من كشف حساب الموردين لمراجعة كافة الفواتير والمدفوعات المرتبطة بكل مورد، مما يسهل التأكد من دقة الأرصدة ويظهر أي أخطاء محتملة في السجلات المحاسبية.
التخطيط المالي: يساعد الكشف المالي الشركة في إعداد خطط مالية لسداد الالتزامات في مواعيدها المحددة، مما يعزز علاقتها مع الموردين ويجنبها أي مشكلات قد تنتج عن تأخير السداد.
تحليل الأداء المالي: بواسطة دراسة كشف حساب الموردين، يمكن للشركة أن تحدد مستوى اعتمادها على الموردين والالتزامات المالية الناتجة عن ذلك، مما يسهل عليها اتخاذ قرارات استراتيجية أكثر فعالية.
محتويات كشف حساب الموردين
يتضمن كشف حساب الموردين عدة عناصر أساسية تساهم في متابعة المعاملات بدقة.
- اسم المورد: هو اسم الكيان أو الفرد الذي يتم التواصل معه.
- التاريخ: هو التاريخ الذي تم فيه إجراء كل معاملة مالية مع المورد.
- رقم الفاتورة: هو الرقم الذي يخص الفاتورة التي يصدرها المورد لتوثيق عملية الشراء.
- الوصف: معلومات حول السلع أو الخدمات التي تم اقتناؤها.
- المبلغ: القيمة النقدية لكل عملية، سواء كانت شراء أو سداد.
- الرصيد المتبقي: المبلغ الذي لم يتم سداده بعد لكل مورد.
كيفية استخدام كشف حساب الموردين
مطابقة الأرصدة: تستعمل الشركات هذا التقرير لمقارنة أرصدتها مع الموردين والتأكد من تسجيل جميع الفواتير والمدفوعات بشكل دقيق.
تحليل الأنماط: يسمح كشف حساب الموردين بتحديد أنماط الشراء والتعاملات المالية مع الموردين، مما يعين على التفاوض للحصول على شروط أفضل أو اتخاذ قرارات بشأن استبدال الموردين.
الاستعداد للمراجعة: يُعتبر الكشف وسيلة أساسية في عمليات التدقيق المحاسبي، حيث يوفر دليلًا واضحًا على جميع الالتزامات المالية الخاصة بالشركة.
الفوائد الرئيسية لكشف حساب الموردين
تعزيز الشفافية المالية: يساهم في توضيح جميع المعاملات المالية بين الشركة ومحاسبة الموردين، مما يعزز من دقة السجلات المحاسبية.
تجنب الأخطاء: من خلال مراجعة الحسابات بانتظام، يمكن اكتشاف أي أخطاء في تسجيل الفواتير أو المدفوعات وتصحيحها فورًا.
تحسين العلاقات مع الموردين: يساعد الالتزام بمواعيد الدفع المتفق عليها مع الموردين في تعزيز سمعة الشركة وبناء علاقات قوية معهم
كيفية تسجيل العمليات المحاسبية
عند شراء السلع أو الخدمات، يتم إنشاء قيد شراء يرفع من حسابات الموردين كما يلي:
من ح/المشتريات
إلى ح/الموردين
يعبر هذا القيد عن زيادة في التزامات الشركة تجاه المورِّدين.
قيد سداد الموردين: يتم تقليل حساب الموردين من خلال تسجيل القيد التالي:
من ح/الموردين
إلى ح/الصندوق (أو البنك)
يعبر قيد سداد الموردين عن تسديد جزء أو كامل الالتزام المالي.
إدارة حسابات الموردين: لضمان صحة وسلامة حسابات الموردين، ينبغي على الشركة الالتزام بما يلي:
المطابقة الدورية: فحص سجلات الشركة مقابل كشوف حسابات الموردين للتحقق من دقة الأرصدة واكتشاف أي تناقضات.
تدوين العمليات بدقة: يجب التأكد من تسجيل جميع فواتير الشراء والمدفوعات بشكل صحيح وفي الوقت المناسب.
التحقق من شروط الدفع: الالتزام بمواعيد السداد المتفق عليها مع الموردين لتفادي غرامات التأخير والحفاظ على علاقة جيدة معهم.
الاعتماد على الأنظمة الإلكترونية: استخدام نظم محاسبية متطورة تسهم في رصد الحسابات وتقديم تقارير دقيقة بشكل مستمر.
أهمية المراجعة الدورية: تعتبر المراجعة الدورية لحسابات الموردين أمرًا حيويًا لضمان عدم وجود أخطاء أو سجلات غير صحيحة. كما أنها تساعد في كشف أي معاملات مالية مشبوهة أو تكرار في الفواتير، مما يعزز سلامة العمليات المالية للشركة.
الدورة المستندية المتعلقة بحسابات الموردين
تبدأ الدورة المستندية بفاتورة الشراء التي تُرسل من المورد والموقعة منه. بعد ذلك، يجب أن تمتلك الشركة نموذجاً لمذكرات الإدخال، وعادة ما يكون ذلك لدى أمين المستودع، حيث يوضح عدد الكميات الداخلة الفعلية، وقد يتم ذكر الألوان أو النكهات وفقاً لبطاقات المواد المسجلة في النظام المحاسبي للشركة.
يجب الإشارة إلى أي نقص أو تلف، مع توضيح الكمية، ويجب إرفاق بوليصة الشحن أو إشعار الشحن من شركة الشحن. وفي حال عدم وجود شركة الشحن، يجب توقيع الشخص الذي قام بالتسليم.
أما بالنسبة للنواحي المالية، فإنه يتم تسجيل فاتورة الشراء بالمبلغ المدون فيها.
يجب أن تتم جميع المدفوعات النقدية للموردين بناءً على إيصالات قبض، ويجب إرفاقها مع اليومية العامة للمحاسبة، بحيث تصبح المستندات بالشكل التالي:
- فاتورة شراء من المورد الذي يعتبر مصدر الوثيقة.
- مذكرة إدخال مرفقة مع فاتورة الشراء، مصدر الوثيقة (داخلي من أمين المخزن)
- إشعار الشحن هو وثيقة مستمدة من مصدر خارجي (شركة الشحن)، ويمثل الوكالة عنها في حالة عدم توفر بوليصة شحن موقعة من المرسل، بالإضافة إلى اسم المرسل.
- ايصالات القبض في حال الدفعات النقدية
- تُحفظ كشوفات الحساب الدورية الموقعة من المورد في الأرشيف لمطابقة الأرصدة.
لماذا حساب الموردين دائن؟
لأن الموردين زودوا الشركة بسلع أو خدمات من دون الحصول على دفع مالي فوري، مما يجعلهم مدينين للشركة.
يُظهر حساب الموردين المبلغ المستحق على الشركة تجاه الموردين، وهو يُعتبر دينًا قصير الأجل ينبغي تسويته عادةً خلال فترة زمنية معينة.
هل يمكن أن يكون حساب الموردين مدينًا؟
في بعض الحالات الاستثنائية، قد يظهر حساب الموردين برصيد سالب، مثل:
إذا تم دفع مبلغ أكبر من المستحق للمورد: في هذه الحالة، يتم تسجيل المبلغ الزائد كرصيد مدين حتى يتم تسويته.
إذا تم تسجيل فاتورة مرتجعات للمورد: عند إرجاع بعض السلع إلى المورد، قد يظهر رصيد مدين في حساب الموردين إذا لم يتم خصمه من المدفوعات حتى الآن.
أبرز مشاكل حسابات الموردين
تتمثل القضايا المحاسبية المتعلقة بالموردين في عدة جوانب، منها:
اكتشاف عدم توافق بين الرصيد المسجل للمورد في الكشوف المالية ورصيده الفعلي.
عدم احتساب الخصومات بشكل صحيح.
عدم تسجيل قيمة المرتجعات لأنّها تم استلامها بحالة جيدة ودون أي خسائر.
إلغاء العقد من قبل المورد بسبب التأخير في الدفع دون الرجوع إلى شروط العقد.
ما هي أفضل الأساليب للتسوية الدورية للحسابات مع الموردين؟
إجراء مراجعات شهرية أو ربع سنوية لمقارنة أرصدة الموردين بين سجلات الشركة وسجلات الموردين. التواصل بشكل مستمر مع الموردين لحل أي اختلافات في الأرصدة. • الاحتفاظ بسجلات دقيقة وتوثيق جميع المعاملات المالية لضمان الشفافية.
لا رد على “قيد سداد الموردين ومعالجته محاسبيا”