تعريف القيد المفرد وكيف يعمل بالأمثلة

مش كفاية تعرف عن نظام القيد المزدوج حتى لو كنت مطلع عليه، لابد أن تعرف عن القيد المفرد. في حال كنت شغال مع حسابات شركات صغيرة، وعدد موظفينها أقل من خمس أفراد ومبيعاتها أقل من 50 ألف دولار. في الحالات دي، استخدام القيد المزدوج ليس سهل، بينما القيد المفرد سهل وسريع وعملي في معظم الأوقات.

خليني أقول لك عن الأساسيات للقيد المفرد اللي هتساعدك في إدارة حسابات الشركات الصغيرة ومستشاريها. طيب، إيه هو القيد المفرد؟ وكيف تقدر تستفيد منه لأقصى درجة؟ ولما تفضّل تستخدمه؟

 نظام القيد المفرد هو واحد من أنظمة القيود المحاسبية المفيدة في المشاريع الصغيرة والفردية، تقدر تستخدم القيد المفرد بسهولة لأنه مش محتاج معرفة عميقة بالمحاسبة زي القيد المزدوج. القيد المفرد مش بيتابع الأصول والالتزامات بدقة، لهيك محتاج أنظمة مختلفة لمراقبتها.

المسك بالدفاتر بالنظام المفرد بيعتمد على التحقق من الرصيد الابتدائي للحسابات الرئيسية والوصول للرصيد النهائي من خلال المعاملات المالية.

يمكنك حساب الربح أو الخسارة بسهولة لو عندك معلومات عن رأس المال في بداية ونهاية الفترة، القيد المفرد بيعمل متابعة للأصول بتسجيلها كحسابات رئيسية ومعاها الخصوم وحساباتها.

المعاملات المتعلقة بالأصول اللي بتسجل بالقيد المفرد تشمل كل المعاملات اللي بتأثر في قيمة حسابات زي النقد والبضائع والمدينون وغيرها.بيسجل القيد المفرد العمليات المتعلقة بالمطلوبات، اللي تشمل كل إجراء يؤثر في قيمة حسابات زي الدائنين والرواتب وغيرها.

 إيه هو القيد المفرد؟ 

نظام القيد المفرد هو طريقة بسيطة مخصصة لجرد الأصول والالتزامات في بداية ونهاية الفترة المحاسبية. يمكن استخدامه لتسجيل المعاملات المالية وتطبيقه بالأساس في نظام الاستحقاق أو النقدي.

باستخدام هذا النظام، تقدر تحدد إذا كانت الفترة جابت أرباح ولا خسائر. القيد المفرد بيتعامل مع معاملات تخص حساب واحد فقط خلال الفترة المحاسبية، وفي نهايتها تقدر تعرف رصيد الحساب المعني.

إيه الفرق بين القيد الفردي والقيد المزدوج؟

 القيد المزدوج يتم فيه معالجة الحسابات من خلال تقديمها في بيان فيه طرفين؛ طرف مدين وطرف دائن. من ناحية تانية، بيتابع القيد المفرد تغير قيمة رصيد الحسابات الرئيسية عن طريق طرف واحد بس. بالرغم من أن القيد المفرد سهل، إلا إنه أكثر عرضة للأخطاء لأنه بيتم تسجيل المعاملات مرة واحدة بس، على عكس القيد المزدوج اللي بيضمن توازن الأرقام.

في حالة الأصول الثابتة، هتلاقي صعوبة في الاعتماد على النظام ده لأنه مش دقيق ويمكن التلاعب بقيم الشراء أو الإهلاك. الالتزامات كمان محتاجة أنظمة مستقلة لمتابعة المبالغ المستحقة والديون اللي ممكن تتجاهل على المدى الطويل.

من ناحية تانية، معظم أنظمة المحاسبة الرقمية مبنية على القيد المزدوج، لأنه بيسهل الإدارة بشكل تلقائي ويكون أكثر دقة مقارنة بالقيد المفرد. لكن برضه القيد المزدوج محتاج معرفة محاسبية قوية عشان تطلع نتائج دقيقة خالية من الأخطاء.

 نظرية القيد المفرد 

القيد المفرد بيراجع الموارد المالية لما تبدأ السنة المالية، اللي ممكن نعتبرها كالمال، وده بيشمل الأرصدة في كل حساب رئيسي. كما إنه يحدد الالتزامات والديون اللي محتاج تسددها بداية من بداية السنة.

عند انتهاء الفترة، بنراجع القيم المتبقية من الأصول وأي أشياء تانية بعد انتهاء الفترة المحاسبية. نظام القيد المفرد يعتمد على مقارنة بيانات الحسابات الرئيسية في المعاملات مع الأطراف الخارجية، وما بياخدش المعاملات الداخلية في البال. لأنه بيدور حول رأس المال في بداية الفترة ورأس المال في نهايتها، كل الحسابات بتتعلق بالمعادلة دي:

• رأس المال = الأصول – (الالتزامات)

ده نظام محاسبي يشبه الكاميرا اللي بتاخد صورتين في فترة واحدة. هدفه يقارن رصيد كل حساب في بداية الفترة مع الرصيد النهائي عند نهايتها. عند انتهاء الفترة المحاسبية، بجدول القيود عشان نراجع الأرصدة في قسمين رئيسيين وهما:

• حسابات الأصول أو الممتلكات كالتالي:
  •  النقدية. 
  •  البضاعة. 
  • المدينون هم المبالغ اللي محتاج تتجمع من الزبائن.
  • أي حساب ممكن يتصنف كأصل في نشاطك التجاري.
• بينما حسابات المطلوبات أو الالتزامات كالتالي:
  • الدائنون هم المبالغ اللي لازم تسددها للمورِّدين.
  • أي ديون تانية مستحقة على الشركة خلال الفترة المحاسبية.

على مدار الفترة المحاسبية، كل معاملة بتتصنف كإيرادات أو مصروفات حسب الحساب، وده بيخلي التعامل معها أسهل ويحدد رصيد كل حساب من خلال جمع المبالغ ومراجعتها. لكن المعاملة تعتبر مش مكتملة لوحدها عشان تعد قائمة المركز المالي أو تحدد الأرباح أو الخسائر بشكل مباشر، لازم نعتمد على مبدأ المقارنة.

 طريقة عمل القيد المفرد 

لأن المقصد من القيد المفرد في النهاية هو تحديد إذا كانت الشركة بتحقق أرباح أو خسائر. كل معاملة بتتعامل محاسبيًا بشكل منفصل، مع التركيز على رصيد كل حساب كالتالي:

تاريخ	رقم الحساب	اسم الحساب	الوصف	المبلغ	الرصيد
00/0/00	0000	حـ/ —————-	XXXX	000000 ±	0000000

تسجيل البيان يعتبر سهل جدًا. كل عملية إما تكون إضافة مبلغ للحساب أو خصم من الرصيد. لتوضيح كده، هنتناول كل عنصر بالتفصيل:

 1- التاريخ 

دي الخانة اللي بتوضح تاريخ العملية، عشان تسهل عليك تراجع الفاتورة أو الإيصال المرتبط بيها.

 2- رقم الحساب 

دي رقم تعريف يساعدك في تصنيف الحساب بسهولة وتحديد موقعه في شجرة الحسابات. الرقم ده يحدد إذا كان الحساب تابع للأصول أم للمطلوبات.

 3- اسم الحساب 

الجزء ده يحتوي على اسم الحساب الرئيسي المتعلق بالمعاملة المالية، سواء كانت خصم أو إضافة.

 4- الوصف 

الشرح هنا يوضح سبب الخصم أو الإضافة، لو كان في خصم لازم توضح إذا كان عن مشتريات أو صرف رواتب أو حاجة تانية. أما إذا كانت الإضافة، لازم تحدد مصدرها ونوع المنتجات أو الخدمات اللي تم بيعها.

 5- المبلغ 

المبلغ ممكن يكون موجب أو سالب حسب النوع بتاعه، سواء إيراد أو مصروف. وبتقدر تقسم الخانة نفسها بين إيرادات ومصروفات، وتدخل المبلغ في القسم المناسب.

تاريخ	رقم الحساب	اسم الحساب	الوصف	إيراد	مصروف	الرصيد
00/0/00	0000	حـ/ —————-	XXXX	000000	0000000

 6- الرصيد 

ده المبلغ الموجود في الحساب بعد إضافة أو خصم الفلوس. كمان ممكن تضيف خانة توضح وسيلة الدفع، زي شكات أو كاش أو تحويل بنكي. 

حساب المكاسب والخسائر في السجلات الأحادية

بعد ما تسجل المعاملات الفردية خلال الفترة المحاسبية، بتحسب الرصيد الإجمالي لكل حساب رئيسي، وبكده لو عرفت قيمة رؤوس الأموال في بداية ونهاية الفترة، تقدر تحسب الربح أو الخسارة. بعد كده تنظم الأرصدة بشكل يساعدك على إجراء المقارنات، وغالبًا هتكون بالمظهر ده مع إمكانية وجود فرق لو ضفت أو حذفت حساب رئيسي من الأصول.

الحساب الرئيسي	رصيد بداية الفترة المالية	الرصيد عند انتهاء الفترة المحاسبية
الموجودات	النقدية	xxxxx	xxxxx
	المدينون	xxxxx	xxxxx
	البضاعة	xxxxx	xxxxx
المطلوبات	الدائنون	xxxxx	xxxxx

يرجى العلم أنه قد يكون هناك سحوبات أو إضافات خلال هذه الفترة.  والمسحوبات غالبًا ما تكون هذه مبالغ يتم سحبها من حساب النقد أو الحساب البنكي لصالح صاحب العمل. بينما الإضافات، هي مبالغ مالية يضيفها صاحب العمل لتدخل ضمن الأصول.

 نظام مسك الدفاتر بالقيد مفرد 

دفتر المحاسبة بيساعد في تنظيم وتوثيق المعاملات المالية في مكان واحد سهل الوصول له. ولما تيجي تعد قائمة المركز المالي، محتاج تفاصيل أكتر، واللي بتقدر تحصل عليها من دقة في مسك الدفاتر بين بداية ونهاية الفترة. استخدام نظام القيد المفرد في السجل يقوي التنظيم ده. في الشركة، المعلومات بتنظم من خلال تصنيفات وفئات معروفة. السجل يشمل كل القيود المسجلة، واللي بيبدأ برصيد البداية لكل حساب اللي بيتنقل من الفترة السابقة، ثم كل معاملة تتعلق بالحساب ده حتى نهاية الفترة عشان يظهر الرصيد النهائي. السجل ممكن يتعرض كالتالي:  

رقم القيد	تاريخ	طريقة الدفع	رقم الحساب	اسم الحساب	الوصف	المبلغ	إجمالي الرصيد
xxxx	1/1/2022	–	xxxx	حـ/ النقدية	رصيد ابتدائي	–	xxxx
xxxx	1/1/2022	–	xxxx	حـ/ الرواتب	رصيد ابتدائي	–	xxxx
xxxx	1/1/2022	–	xxxx	حـ/ المدينون	رصيد ابتدائي	–	xxxx
xxxx	1/1/2022	–	xxxx	حـ/ البضاعة	رصيد ابتدائي	–	xxxx
xxxx	1/1/2022	–	xxxx	حـ/ الدائنون	رصيد ابتدائي	–	xxxx
xxxx	31/12/2022	–	xxxx	حـ/ النقدية	———-	–	(رصيد نهائي) xxxx
xxxx	31/12/2022	–	xxxx	حـ/ الرواتب	—	–	(رصيد نهائي) xxxx
xxxx	31/12/2022	–	xxxx	حـ/ المدينون	—	–	(رصيد نهائي) xxxx
xxxx	31/12/2022	–	xxxx	حـ/ البضاعة	—	–	(رصيد نهائي) xxxx
xxxx	31/12/2022	–	xxxx	حـ/ الدائنون	—	–	(رصيد نهائي) xxxx

 مثال عملي على القيد المفرد 

في 5 يناير 2022، واحد من العميل دفع 2,000 دولار أمريكي لشراء أثاث مكتبي مكون من 4 قطع و3 كراسي من أحد المحلات. وفي 6 يناير 2022، المحل اشترى جهاز كهربائي (مكنسة كربائية) بنظام الآجل بمبلغ 200 دولار. كان إجمالي النقد المتوافر في بداية الفترة المحاسبية للمتجر هو 10,000 دولار أمريكي، بينما كان إجمالي رصيد الدائنين 3,000 دولار أمريكي. القيود الفردية ظهرت كالتالي:

تاريخ	رقم الحساب	اسم الحساب	الوصف	إيراد (دولار أمريكي)	مصروف (دولار أمريكي)	إجمالي الرصيد (دولار أمريكي)
5/1/2022	411	حـ/ النقدية	بيع 4 قطع (مكتب + 3 كراسي)	2,000	12,000

تاريخ	رقم الحساب	اسم الحساب	الوصف	إيراد (دولار أمريكي)	مصروف (دولار أمريكي)	إجمالي الرصيد (دولار أمريكي)
6/1/2022	113	حـ/ الدائنون	مكنسة كهربائية	200	3,200

بعد ما انتهت الفترة المحاسبية، المحل اكتشف أن الرصيد الموجود في حساب النقدية 35,000 دولار أمريكي. كمان كان رصيد حساب المدينين 8,000 دولار. بينما كانت أرصدة حساب المدينين وحساب البضاعة كالتالي:

• الرصيد الأولي لحساب “المدينون” هو 20,000 دولار أمريكي.
• الرصيد الختامي لحساب “المدينون” هو 30,000 دولار أمريكي.
• الرصيد الأولي لحساب “البضاعة” هو 80,000 دولارات أمريكية.
• الرصيد النهائي لحساب “البضاعة” هو 60,000 دولار أمريكي.

بلغت قيمة المسحوبات 20,000 دولار بينما كانت قيمة الإضافات 5,000 دولار.

الحساب الرئيسي	رصيد بداية الدورة المحاسبية	رصيد نهاية الفترة المالية
الموجودات	النقدية	10,000	35,000
	المدينون	20,000	30,000
	البضاعة	80,000	60,000
المطلوبات	الدائنون	3,000	8,000

• إجمالي الأصول ناقص إجمالي الالتزامات يساوي رأس المال في بداية الفترة.

(10,000 + 20,000 + 80,000) – 3,000 = 80,000 دولار أميركي

• إجمالي الأصول – إجمالي الالتزامات = رأس المال في نهاية الفترة.

(35,000 + 30,000 + 60,000) – 8,000 = 117,000 دولار أمريكي

•  صافي الربح أو الخسارة = 

الإضافات ناقص المسحوبات زائد رأس المال في بداية الفترة ناقص رأس المال في نهاية الفترة. 117,000 – 80,000 + 20,000 – 5,000 = 45,000 دولار أمريكي. (ربح*)  بالختام القيد المفرد هو نظام محاسبي بسيط ينفع في الشركات الصغيرة وإدارة الشؤون المالية الشخصية. من خلال معرفتك بالنظام ده وبمميزاته وعيوبه، هتقدر تستخدمه في الوقت والمكان المناسبين.