دفتر الاستاذ العام: المحاسبة المالية احد فروع المحاسبة والتي تمر بمجموعة من الخطوات من خلال الدورة المحاسبية، وللحصول علي معلومات دقيقة يجب تسجيل العمليات الحسابية بشكل دقيق ومنظم، للحصول على النتائج المرجوة.
فالدورة المحاسبية تمر أولا بالقيد المحاسبي، ثم ترحيل القيد الي دفتر الاستاذ العام، ومن ثم ترحيله الي ميزان المراجعة، للحصول في النهاية علي القوائم المالية المختلفة، مثل قائمة الدخل وقائمة المركز المالي وغيرها من القوائم المحاسبية.
ومن هنا تأتي أهمية دفتر الاستاذ العام، حيث انه يعتبر حلقة وصل بين دفتر اليومية وميزان المراجعة، فيجب ان يتميز بالدقة الشديدة لتجنب حدوث أخطاء في القوائم المالية المختلفة.
ولذلك سوف نقوم بشرح جميع الأمور المتعلقة بدفتر الاستاذ العام من حيث تعريفه، أهميته، كيفية التسجيل به، والفرق بينه وبين دفتر اليومية، وغيرها من الأمور الأخرى.
ما هو تعريف دفتر الاستاذ العام؟
هو أحد الدفاتر الأساسية التي يجب أن يقوم بها أي محاسب او اي برنامج محاسبي خلال السنة المالية، ويتم عمل دفتر استاذ عام لكل حساب، يتم من خلاله تجميع جميع القيود المحاسبية التي تمت على هذا الحساب خلال السنة المالية، لتخليص جميع العمليات التي حدثت من وإلى هذا الحساب، ومعرفة الرصيد الفعلي لكل حساب.
اقرأ أيضا: أنواع المحاسبة العامة : دليلك الشامل لفهم جميع التخصصات المحاسبية المتنوعة
ما هي مكونات دفتر الاستاذ العام؟
يتكون دفتر الاستاذ العام من 5 بنود:
- رصيد اول المدة للحساب: وهو عبارة عن رصيد اخر المدة للحساب عن السنة المالية المنتهية.
- التاريخ: يتم فيه تسجيل تاريخ كل حركة محاسبية، لسهولة مراجعتها فيما بعد.
- الوصف: يتم ذكر وصف كل حركة، لكي يتم تسهيل عملية مراجعة وفهم والحساب.
- الحركات المدينة والدائنة: وهو عبارة عن الحركات المحاسبية التي تمت على هذا الحساب خلال السنة المالية
- الرصيد: وهو عبارة عن رصيد الحساب بعد كل حركة، حيث يتم طرح او جمع الحركة على الرصيد السابق علي حسب طبيعة كل حساب، سوف نقوم بعرض مثال توضيحي لحساب طبيعته مدينة واخر طبيعته دائنة لتوضيح كيفية ترصيد دفتر الاستاذ العام.
على سبيل المثال حساب البنك طبيعته مدينة، فإذا كان رصيد اول المدة للبنك 1,000,000 ريال سعودي، وتم إيداع 100,000 ريال من قبل عميل نظير مبيعات في تاريخ 10 فبراير 2023، وتم صرف 20,000 الف ريال مقابل إيجار المقر عن شهر مارس في تاريخ 5 مارس 2023، فسيكون شكل ورصيد دفتر الاستاذ العام كالتالي:
أولا: القيود المحاسبية:
- قيد العملاء بتاريخ 10 فبراير 2023:
| البيان | مدين | دائن |
| البنك | 100,000 | – |
| العملاء | – | 100,000 |
- قيد سداد ايجار مقر الشركة بتاريخ 5 مارس 2023:
| البيان | مدين | دائن |
| مصروف الايجار | 20,000 | – |
| البنك | – | 20,000 |
ثانيا: شكل دفتر الاستاذ لحساب البنك:
| التاريخ | الوصف | الحركة | رصيد اخر المدة | ||
| مدين | دائن | مدين | دائن | ||
| 01-01-23 | رصيد أول المدة | – | – | 1,000,000 | – |
| 10-02-23 | سداد من عميل نظير مبيعات | 100,000 | – | 1,100,000 | – |
| 05-03-23 | سداد ايجار مقر الشركة عن شهر مارس 2023 | 20,000 | 1,080,000 | – | |
مثال اخر عن حساب طبيعته دائنة: على سبيل المثال حساب الموردين
اذا كان رصيد اول المدة للحساب 50,000، وتم سداد له 20,000 في تاريخ 10 يناير 2023، وتم شراء بضاعة جديدة بقيمة 40,000 في تاريخ 15 فبراير 2023 فسيكون شكل ورصيد دفتر الاستاذ العام كالتالي:
أولا: القيود المحاسبية:
- قيد سداد المورد بتاريخ 10 يناير 2023:
| البيان | مدين | دائن |
| المورد | 20,000 | – |
| البنك | – | 20,000 |
- قيد شراء بضاعة من المورد بتاريخ 15 فبراير 2023:
| البيان | مدين | دائن |
| مواد التشغيل | 40,000 | – |
| المورد | – | 40,000 |
ثانيا: شكل دفتر الاستاذ لحساب المورد:
| التاريخ | الوصف | الحركة | رصيد اخر المدة | ||
| مدين | دائن | مدين | دائن | ||
| 01-01-23 | رصيد أول المدة | – | – | – | 50,000 |
| 10-01-23 | سداد جزء من مديونة المورد | 20,000 | – | – | 30,000 |
| 15-02-23 | شراء بضاعة جديدة آجلة على حساب المورد | 40,000 | 70,000 | – | |
ملحوظة ” حسابات قائمة الدخل مثل المصروفات والايرادات لا يكون لها رصيد اول المدة، وذلك لأنها حسابات مؤقتة يتم اغلاقها في نهاية كل سنة في قائمة الدخل لمعرفة قيمة الربح والخسارة.
اما بالنسبة لحسابات قائمة المركز المالي فيكون لها رصيد اول المدة وذلك لأنها حسابات دائمة لا يتم اغلاقها في نهاية كل فترة محاسبية.
اقرأ أيضا: في 5 دقائق فقط: تعرف الفرق بين الجرد الدوري والجرد المستمر بدليل شامل ✅
ما هو الفرق بين دفتر اليومية ودفتر الاستاذ العام؟
دفتر اليومية هو الدفتر الذي يتم فيه تسجيل القيود المحاسبية بترتيبها الزمني دون النظر الي الحسابات المرتبطة بالقيود، مثال:
قامت الشركة بشراء سيارة بقيمة 100 الف ريال في تاريخ 17 يناير 2023
يتم التسجيل في دفتر اليومية قيد محاسبي عبارة عن:
| البيان | مدين | دائن |
| الأصول الثابتة | 100,000 | – |
| البنك | – | 100,000 |
بينما في دفتر الاستاذ العام يتم تسجيل هذه العملية في دفترين مختلفين دفتر الاستاذ العام للبنك ودفتر الاستاذ العام الأصول الثابتة، كما هو موضح ف الجدول التالي:
- دفتر الاستاذ العام للأصول الثابتة:
| التاريخ | الوصف | الحركة | رصيد اخر المدة | ||
| مدين | دائن | مدين | دائن | ||
| 01-01-23 | رصيد أول المدة | – | – | 500,000 | – |
| 10-01-23 | شراء أصول ثابتة | 100,0000 | – | – | 600,000 |
- دفتر الاستاذ العام للبنك:
| التاريخ | الوصف | الحركة | رصيد اخر المدة | ||
| مدين | دائن | مدين | دائن | ||
| 01-01-23 | رصيد أول المدة | – | – | 500,000 | – |
| 10-01-23 | شراء أصول ثابتة | 100,0000 | – | – | 600,000 |
ف دفتر الاستاذ العام يعتمد علي دفتر اليومية، ومن هنا يتضح لنا الفرق بين دفتر الاستاذ العام ودفتر اليومية.
اقرأ أيضا: دليل شامل لاستخدام ميزان المراجعة بفعالية وذكاء 2024
دفتر الاستاذ المساعد
من الاسم يتضح لنا ان دفتر الاستاذ المساعد دوره هو المساعدة في توضيح البيانات الموجودة في دفتر الاستاذ العام، حيث انه يعتبر جزء رئيسي من دفتر الاستاذ العام، وهو أيضا يتكون من نفس العناصر ويتم التعامل مع بنفس الطريقة ويعطي في النهاية نفس النتائج.
ولكن لكي يتضح الفرق بينهم بشكل أكبر سيكون ذلك من خلال المثال التوضيح القادم:
علي سبيل المثال اذا كان لديك 10 عملاء فمن الأفضل عمل دفتر استاذ مساعد لكل عميل، لشرح جميع العمليات المحاسبية فيه بشكل دقيق
ويكون حساب العملاء بشكل عام هو دفتر الاستاذ العام ولابد ان يكون إجمالي حركاته ورصيده مطابق تماما لاجمالي حركات ورصيد دفتر الاستاذ المساعد لجميع العملاء.
ومن هنا نستطيع القول ان دفتر الاستاذ المساعد ما هو إلا شرح تفصيلي لدفتر الاستاذ العام، فهو جزء منه وليس مختلف عنه.
اقرأ أيضا: دراسة الجدوى: ما هي ، أهميتها ، طرق إجرائها
دفتر الاستاذ اكسيل
مع التطوير الكبير للتكونولجيا ومع زيادة حجم الأعمال للشركات، فإذا كانت شركتك لا تمتلك برنامج محاسبي، فيفضل استخدام الاكسيل بدلا من الدفاتر الورقية، فيتم عمل شيت اكسيل مطابق تماما لفكرة دفتر الاستاذ العام ولكن علي الاكسيل باستخدام بعض المعادلات التي تساعدك علي سهولة التسجيل ودقة البيانات.
إذا كنت تحتاج إلى مزيد من المعلومات و النصائح عن كيفية عمل دفتر استاذ مساعد يمكنك التواصل معنا وسوف نوفر لك كل ما تحتاجه وتبحث عنه بما يتلائم مع طبيعة النشاط الخاص بالمؤسسة.
لا رد على “دفتر الاستاذ العام: أهميته وطريقة إعداده”