سند قبض، اذا كنت بحاجة الى مزيد من الدقة والسيطرة على جميع الاموال التي تقوم بتحصيلها من العملاء، فان الحل الأمثل هو الاعتماد على سند القبض، في حالة تحصيل اي أموال، سواء كانت مبالغ مستحقة، او مبالغ مدفوعة مقدما.
فهو اجراء بسيط ولكنه يضمن لك استمرار التدفق النقدي بشكل سلس وبسيط، بالاضافة الى القدرة على متابعة سندات القبض، واكتشاف اى محاولات احتيال او تلاعب قد تحدث في سجلات الشركة، ولذلك سوف نقدم من خلال مقالنا، جميع الامور المتعلقة ب سند قبض، من حيث تعريفه، اهميته ومميزاته وعيوبه، بالاضافة الى كيفية انشاء سندات قبض سواء كانت ورقية او سندات قبض الكترونية.
ما هو سند القبض؟
هي وثيقة رسمية تكون بين طرفين، طرف استلام النقود او الشيكات، والطرف الاخر الذي قام بدفع النقود او تحرير هذه الشيكات، والهدف من هذه الوثيقة، هو اثبات استلام الشركة لمبالغ مقابل شراء سلعة او تقديم خدمة.
ويتم تحرير وصل قبض سواء كانت هذه الأموال مستحقة على العميل بالفعل، او أن العميل قام بسداد دفعة مقدمة، وتكون الجهة التي استلمت النقود هى المسئولة عن اصدار سندات القبض.
ويكون لسند القبض بعض المواصفات التي يجب ان تتوافر به – سوف نتعرف على هذه الخصائص في السطور القليلة القدامة – وذلك ليتم اعتماده كوثيقة رسمية يمكن الاعتماد عليها فيما بعد، او في حالة حدوث خلاف او نزاع بين الطرفين.
ما هو محتويات سند القبض:
يختلف سند القبض من شركة لاخرى، فلا يوجد سند قبض موحد لجميع الشركات، ولكن يمكن لأي شركة ان تقوم بعمل سند قبض مخصص لها ووفقا لاحتياجتها، ولكن هناك بعض العناصر التي يجب توافرها في أي سند قبض وهم:
- ” العنوان ” : حيث يتم كتابة في بداية الوثيقة من اعلى ” سند قبض ” ، ولكن يجب توضيح ما اذا كان هذا ” سند قبض نقدي ” ام ” سند قبض شيكات “.
- التاريخ : يتم كتابة التاريخ الذي تم تحرير فيه سند القبض، ويكون هو نفس تاريخ استلام النقود او الشيكات، ليتم تسجيله في القيود المحاسبية في التاريخ الصحيح، ولكي يسهل من عملية المراجعة فيما بعد.
- رقم السند : لابد ان يكون هناك تسلسل لارقام سندات القبض، وذلك للحد من عملية التلاعب في تحصيل الأموال من العملاء، فعلى سبيل المثال اذا كان رقم اخر سند قبض تم تسجيله هو ” 337 “، ووجدنا ان سند القبض التالي له هو ” 339 ” فهذا يعني أن هناك سند قبض مفقود.
- تفاصيل الشركة : يتم كتابة جميع تفاصيل الشركة المصدرة لسند القبض، من حيث اسم الشركة والعنوان وارقام التواصل ورقم السجل التجاري، وغيرها من المعلومات التي قد يحتاجها الطرف الاخر.
- مبلغ السند بالأقام : لابد أن يحتوى سند القبض على المبلغ الذي سيقوم العميل بسداده.
- مبلغ السند بالحروف: وذلك لمنع اي تلاعب قد يحدث في سند القبض، فمن السهل التلاعب فى كتابة الأرقام، ولكنه من الصعب التلاعب في الحروف.
- اسم صاحب السند: ويتم ذكر في هذه الخانة الاسم الخاص بالشركة او الشخص الذي قام بالسداد.
- الوصف: نقوم بكتابة التفاصيل المتعلقة بالمبالغ المتحصلة، سواء كانت تخص دفعة مقدمة، او فاتورة معينة، وغيرها من الامور الاخرى.
- توقيع الطرفين: يقوم الطرفين بالتوقيع على السند، واذا كان يوجد ختم يتم ختم السند أيضا، وذلك لمزيد من الدقة.
- اذا كان هذا ” سند قبض شيكات ” وليس نقدي، يتم ذكر تفاصيل الشيك.
وبهذا تكون هذه البنود الواجب توافرها في أي سند قبض، ولكن اذا كنت بحاجة الى اضافة بعض البيانات الاخرى، فيمكنك فعل هذا، وسوف يظل هذا السند سند قبض رسمي يمكن الاعتماد عليه.
الفرق بين الفاتورة وايصال قبض
- الفاتورة: هو اشعار من البائع للمشتري، بالمبالغ المسحتقة عليه مقابل الخدمة او السلعة التي قام ببيعها، وليس من الضروري سداد هذه الفاتورة في الوقت الحالي، او سداد اجمالي مبلغ الفاتورة.
- سند القبض: هو اثبات استلام الشركة لمبالغ مسددة من العميل، وغالبا ما تكون هذه المبالغ مستحقة على العميل نتيجة الفواتير، ومن الممكن أن يقوم العميل بسداد الفاتورة بالكامل او جزء منها، وأيضا من الممكن أن يكون سند القبض نظير الحصول على دفعة مقدمة من العميل.
ولذلك يمكننا القول أن الفاتورة هي اثبات المبالغ المستحقة على العميل، بينما سند القبض هو اثبات العميل سداد لهذه المبالغ.
الفرق بين سند القبض وسند الصرف
- سند القبض: كما ذكرنا أنه وثيقة تقوم الشركة باصدارها، وذلك لاثبات استلام مبلغ معين من العميل.
- سند الصرف: هو وثيقة يتم اصدارها، لاثبات صرف مبالغ معينة سواء كان لشراء خدمات او منتجات، وسداد مبالغ مستخقة على الشركة.
متى يصدر سند القبض؟
يتم اصدار سند القبض، بتاريخ استلام النقود او الشيكات، ويتم تسجيله في دفتر القيود اليومية في نفس التاريخ، وبالتالي يتم ترحيله الى دفتر الاستاذ العام في نفس التاريخ أيضا.
هل سند القبض يضمن حقك؟
في حالة توافر الشروط اللازمة التي قمنا بذكرها سابقا في محتويات سند القبض، مثل مبلغ السند والوصف والتاريخ وتوقيع الطرفين وغيرها من الأمور الاخرى، فانه يصبح في هذه الحالة سند قبض الزامي، وتستطيع أن تضمن حقك من خلاله، في حالة وجود أي نزاع أو خلاف مع الطرف الآخر.
سند قبض الكتروني
هو نفس سند القبض الورقي، الذي قمنا بذكر جميع تفاصيله في المقال، ولكن الاختلاف الوحيد، أنه يتم عمل سند القبض الالكتروني، من خلال بعض البرامج المحاسبية الالكترونية الموجودة على الانترنت، ويتم حفظه بسهولة.
مميزات سند القبض
يوجد العديد من المميزات لسند القبض، والذى تجعله من الأمور الهامة في جميع الشركات، ومن ضمن هذه المميزات:
- التقليل من عمليات التلاعب والاختلاس في الادارة المالية.
- سهولة مراجعة وستجيل، جميع الأموال او الشيكات التي تدخل الى الحسابات الخاصة بالشركة.
- تلعب دورا هاما في مؤشرات التدفق النقدي للمؤسسة، ويتم من خلالها التعرف على مدى توافر النقود في الشركة.
- تكون المستند الأساسي للمحاسب في تسجيل العمليات المالية في دفتر القيود اليومية، ويساعد فريق المحاسبة في عمل التسويات البنكية.
- يعتبر مستند رسمي للطرفين سواء الشركة المستلمة للسندات، او العميل الذي قام بالسداد، ويعتد به كمرجع أساسي في حال وجود خلاف بين الشركة والعميل.
مشاكل سند القبض
هناك بعض العيوب التي اذا حدثت في سند القبض، من الممكن أن تضع الشركة في بعض المشاكل، ومن هنا تظهر عيوب سندات القبض:
- قبل اصدار سند القبض للعميل، يجب التاكد من عدم وجود اي شطب او تعديلات او قطع في سند القبض، وذلك لكي يتم الاعتراف به كمستند رسمي فيما بعد.
- التاكدمن صحة جميع البيانات الموجودة في السند، سواء المبلغ أو اسم العميل، او التفاصيل المتعلقة بالشركة وغيرها من الأمور الأخرى.
- من ضمن المشاكل التي قد تجعل سند القبض غير الزامي، هو غياب توقيع أحد الطرفين، وذلك لأنه يعطى فرصة لهذا الطرف بعدم الاعتراف باستلام او دفع هذه المبالغ.
- من الوارد ضياع أحد نسخ سندات القبض، ولذلك يجب الاحتفاظ به في أماكن آمنة.
كيف اسوي سند قبض
كما ذكرنا أنه لا يوجد نموذج سند قبض واحد لجميع الشركات، وبالتالي يمكن لأي شكرة أن تقوم بتصميم سند القبض الخاص بها، سواء كان على ال WORD او ال EXCEL، ولكن يجب أن يحتوى على بعض البنود، واليك نموذج لسند قبض يمكنك استخدامه أو التعديل عليه
سند قبض
تاريخ السند: (تاريخ استلام النقود او الشيكات) رقم السند: (التسلسل)
معلومات عن الشركة المستملة: ( العنوان رقم التواصل والسجل التجاري) المبلغ : (بالارقام)
استلمت أنا: ( الشركة المستلمة )
من السيد / الشركة : ( اسم العميل )
مبلغ وقدره : ( المبلغ بالحروف )
نظيرا : (السبب من السداد)
توقيع الطرف الأول: ( الشركة ) توقيع الطرف الثاني ( العميل)
المعالجة المحاسبية لسند القبض:
كما ذكرنا في المقالات السابقة، أنه وفقا للمحاسبة المالية، فانه يجب تسجيل جميع المعاملات المالية، في دفتر القيود المحاسبية، وبما ان سند القبض، يمثل الحصول على أموال او شيكات للمؤسسة، فانه يعد ماعملة مالية، ولذلك يجب تسجيله وذلك من خلال القيد التالي:
| البيان | مدين | دائن |
| من ح/ الخزنة | 10,000 | |
| الى ح/ العميل | 10,000 |
وذلك اذا كان سند قبض نقدي، اما اذا كان سند قبض شيكات، فيكون القيد المحاسبي:
| البيان | مدين | دائن |
| من ح/ اوراق القبض | 10,000 | |
| الى ح/ العميل | 10,000 |
لا رد على “كيف اسوي سند قبض؟”