قيد المرتبات هو سجل يُعنى بمعالجة وحساب المعاملات المالية المرتبطة برواتب وأجور الموظفين والعمال داخل المؤسسة، مما يؤدي إلى إعداد قوائم مالية دقيقة تُستخدم كأساس لاتخاذ قرارات مالية صحيحة.
في ضوء ذلك، يجب إعداد قيد المرتبات دقيق ومنظم، عن طريق تقسيم قوائم الموظفين إلى عدة فئات تشمل الإدارات والوظائف والفئات وورديات العمل. وبناءً على ذلك، يتم إضافة تفاصيل الراتب لكل موظف.
الخطوة التالية هي جمع بيانات حضور وانصراف الموظفين وتسجيلها بشكل آلي من خلال برنامج محاسبي أو يدويًا. بعد ذلك، ينبغي تحديد أي عوامل أخرى قد تؤثر على قيمة الراتب، مثل السلف والتأمينات وخصومات الرواتب الناتجة عن الغياب أو التأخير أو أسباب أخرى.
القيود المحاسبية للرواتب
بالتأكيد، يتضمن بند الرواتب والأجور جميع المبالغ المدفوعة للموظف مقابل أداء واجباته الوظيفية، بما في ذلك الراتب والمكافآت والبدلات ونسبة التأمينات التي تدفعها الشركة، بالإضافة إلى الخصومات المقتطعة من الرواتب.
قيد استحقاق المرتبات والأجور
قيد الاستحقاق هو ما يثبت حق الموظفين في الحصول على رواتب من الشركة، ويشير هنا إلى الرواتب الأساسية. وعليه، يتم إعداد قائمة بأسماء موظفي الشركة مع توضيح راتب كل منهم، يلي ذلك توضيح إجمالي الرواتب المستحقة للموظفين.
تتم المحاسبة لمعالجة إجمالي رواتب الموظفين كما هو مبين في المثال أدناه
الموظف حامد يحصل على راتب قدره 100000 ريال، ويتم تحديد استحقاقه بالشكل التالي:
100000 حـ / الرواتب والأجور
إلى حـ / ذمة الموظف حامد
قيد سلف الموظفين
السلف تعتبر من أبرز الاستقطاعات من الراتب، إلى جانب استقطاعات أخرى مثل التأمينات وغيرها. وبالتالي، تُصنَّف السلف ضمن فئة الاستقطاعات. وعند مراجعة طريقة معالجتها محاسبيًا، نجد أنها تتم على النحو التالي:
الموظف حامد يتقاضى راتبًا قدره 100000 ريال، وقد تلقى سلفة مقدارها 10000 ريال.
10000 من حـ / ذمة الموظف حامد
إلى حـ / قروض الموظف حامد
شكل قيد المرتبات والتأمينات
يشبه قيد المرتبات والتأمينات إلى حد كبير القروض، حيث يُعتبر كلاهما ضمن الاستقطاعات، ويتم التعامل معهما محاسبيًا بنفس الطريقة. فعلى سبيل المثال، يتم خصم 900 ريال من راتب الموظف حامد مقابل التأمين الاجتماعي، ولذلك نقوم بمعالجة قيد راتبه مع التأمينات الاجتماعية على النحو التالي:
900 من حـ / ذمم الموظف حامد
إلى حـ / قروض التأمينات الاجتماعية
قيد المرتبات مع الضمان الاجتماعي
يتم التعامل مع استقطاع نسبة الضمان الاجتماعي -وهو أمر اختياري- بنفس الطريقة التي يتم بها التعامل مع التأمينات الاجتماعية والسلف، حيث تُعتبر جميعها ضمن قيد الاستقطاع. وبالتالي، إذا كان الموظف حامد مشتركًا في الضمان الاجتماعي ويتم خصم 500 ريال من راتبه مقابل ذلك، فإن قيد المرتبات مع الضمان الاجتماعي سيكون كما يلي:
500 من حـ / ذمم الموظف حامد
إلى حـ / قروض الضمان الاجتماعي
الفرق بين مصاريف الرواتب ومصاريف الأجور
قد يختلط لدى العديد من الأشخاص مفهوم الرواتب والأجور، رغم وجود اختلاف واضح بينهما من الناحية المحاسبية. يمكن تحديد هذا الفرق بشكل خاص من خلال طبيعة العلاقة بين صاحب العمل والموظف.
ففي حين يراد بـ”مصاريف الرواتب“المبالغ المالية التي يتقاضاها الموظف الدائم في الشركة، والتي تأتي ضمن جدول صرف محدد وقد تكون غالبًا على أساس شهري. ومن ناحية أخرى…”مصاريف الأجورتعني المصروفات التي يتقاضاها العامل بصورة غير منتظمة أو مؤقتة، مثل العامل الذي يتقاضى أجراً على أساس الساعة أو الأسبوع أو حسب كمية العمل المنجز، وهكذا.
ما هي أشكال السلف المخصصة للموظفين وكيف يتم معالجة هذه القيود من الناحية المحاسبية؟
توجد أنواع متعددة من سلف الموظفين يمكن تصنيفها بناءً على المدى الزمني أو الغرض. فيما يتعلق بتصنيف السلف وفقًا للمدة الزمنية، نجد أن هناك سلفاً مؤقتة وسلفاً دائمة. أما من حيث الغرض، فتشمل سلف السفر، وسلف الإيفاد، وسلف النقل، وسلف الزواج، بالإضافة إلى سلف خاصة وغيرها من الأنواع.
السلفة المستديمة
هو مبلغ يُخصص لأحد الموظفين ليتم استخدامه في النفقات المكررة ذات القيمة المنخفضة، ويتم تعويض ما تم إنفاقه من هذه السلفة في وقت لاحق. ويتم معالجة السلفة المستدامة محاسبيًا بالطريقة التالية:
إنشاء السلفة:
من حساب جاري السلفة المستديمة باسم (الموظف)
إلى حـ / الشيكات أو حـ / الحوالات
استعاضة المنصرف من السلفة:
من حـ/ استخدامات الموازنة
إلى حـ / الشيكات أو حـ / الحوالات
زيادة قيمة السلفة:
من حـ/ جاري السلف المستديمة
إلى حـ / الشيكات أو حـ / الحوالات
زيادة قيمة السلفة عند الاستعاضة:
من مذكورين
حـ/ الاستخدامات
حـ/ جاري السلف المستديمة
إلى حـ / الشيكات أو حـ / الحوالات
تخفيض قيمة السلفة:
من حـ/ النقدية تحت التسوية
أو من حـ/ الخزينة
إلى حـ / جاري السلف المستديمة
تخفيض قيمة السلفة عند الاستعاضة:
من حـ/ الاستخدامات
إلى مذكورين
حـ / جاري السلف المستديمة
حـ / الشيكات أو حـ / الحوالات
إقفال السلفة:
من حـ / الخزينة
إلى حـ / جاري السلفة المستديمة
السلف المؤقتة
تُمنح السلفة المؤقتة لأحد موظفي الشركة غير العاملين في قسم الحسابات، لتغطية مصروف معين. ويتم التعامل محاسبياً مع السلفة المؤقتة كما يلي:
نشأة السلفة:
من حـ/ الاستخدامات
إلى حـ / الشيكات
إلى حـ / الحوالات
القيد النظامي:
من حـ / مبالغ السلفة المؤقتة
إلى حـ / الاستخدامات التي تم التخلي عنها مؤقتًا
الصرف:
من حـ / الشيكات
إلى حـ / جاري البنك المركزي
الاختلاف بين السلفة الدائمة والسلفة المؤقتة
يمكن التمييز بين السلفة المستديمة والسلفة المؤقتة من حيث أن السلفة المستديمة تُخصص للموظف ليستخدمها في أي مصروفات نثرية عادةً تحتاجها الشركة دون تحديد دقيق لهذه المصروفات، بينما تُعطى السلفة المؤقتة للموظف لشراء نوع معين من السلع.
ما تصنيف الرواتب تحت نطاق المصروفات؟
بغرض تنظيم وتمييز مصادر النفقات، وبما أن الرواتب تُعتبر من أبرز النفقات التي تتحملها الشركة بشكل دوري، يتم تصنيف مصروفات رواتب الموظفين بحسب أقسام الشركة. حيث تُقسم إلى مصروفات المبيعات، ومصروفات التسويق، ومصروفات التشغيل، ومصروفات البرمجة. تُدرج رواتب موظفي كل قسم تحت قسمهم المحدد، مما يسهل المعالجة المحاسبية لكل منها.
كيف يتم حساب التأمينات والمكافآت على الرواتب؟
لتفهم كيفية حساب التأمينات والحوافز على الرواتب، يجب علينا أولاً معرفة الفرق بين الراتب الثابت والراتب المتغير.
فالراتب الأساسي هو الأجر الثابت الذي تم الاتفاق عليه بين الموظف وصاحب العمل للحصول علىه مقابل أداء مهام معينة.
أما الراتب المتغيرهو الراتب الأساسي مضافاً إليه العلاوات والمكافآت وأي زيادات أخرى.
فيما يتعلق بكيفية حساب التأمينات والحوافز، يتم احتسابها بناءً على الراتب الأساسي، كما أن المكافآت المرتبطة تتحدد أيضاً بنسبة من الراتب الأساسي. وهذا ما يدفع بعض الشركات إلى تقسيم الراتب إلى أجزاء تشمل الأساسي والإضافي والبدلات، من أجل تقليل مبالغ التأمينات والمكافآت التي تعتمد على الراتب الثابت.
لا رد على “قيد المرتبات وكيفية معالجته محاسبيا”