تُستخدم الحسابات بشكل عام لتسجيل وتصنيف المعاملات المالية والتجارية للشركات والمؤسسات الاقتصادية. ولا شك أن لهذه الحسابات دوراً مهماً في توفير نظام محاسبي منظم، بالإضافة إلى فهم ومتابعة كل نشاط مالي للشركة، وتقديم تقارير مالية مفصلة تسهم في تقييم الأداء وتعزيزه في المستقبل.
تتنوع الحسابات من حيث الأنواع، ومن بينها نوع يُعرف بالحسابات المؤقتة أو الحسابات الاسمية، وهي تلك التي تُفتح في بداية الفترة المحاسبية وتُغلق في نهايتها. ومن هنا يُستخدم مصطلح قيود الإقفال للدلالة على عملية إغلاق الحسابات المؤقتة في نهاية الفترة المحاسبية.
سنستكشف بشكل أكثر عمقاً قيود الإقفال من خلال هذه المقالة، حيث سنتناول أهميتها وغرضها الأساسي، بالإضافة إلى أنواعها وطريقة تنفيذ القيد المحاسبي منذ البداية.
ما لمقصود قيود الإقفال ؟
قيود الاقفال عبارة عن عملية محاسبية تتم في نهاية الدورة المالية لتوثيق الأنشطة المحاسبية النهائية وإعداد القوائم المالية النهائية للشركة. وتُعتبر هذه القيود عنصرًا أساسيًا في العملية المحاسبية الكلية للمؤسسة أو الشركة.
خلال هذه العملية، يتم جمع البيانات المالية في نهاية الفترة المحاسبية لإعداد التقارير المالية، حيث تلعب قيود الإقفال دورًا أساسيًا في ضمان دقة وموثوقية هذه التقارير، وتساعد في تقديم صورة واضحة عن الأداء المالي والوضع المالي للمؤسسة.
تتم عملية إغلاق الحسابات المؤقتة، التي تشمل حسابات قائمة الدخل مثل (الإيرادات، المصروفات، وملخص الدخل)، من خلال تسجيل قيود محاسبية تعكس طبيعة كل حساب، حيث يتم تسجيل الحسابات الدائنة. بالطرف المدين تتم المعاملات المتعلقة بالحسابات المدينة في الجهة الدائنة، وبعد ذلك يتم نقل رصيد الحسابات المؤقتة الموجودة في قائمة الدخل إلى…حساب الأرباح المحتجزة Retained earnings (حساب دائم).
أهداف إعداد قيود الإقفال
توجد مجموعة من الأهداف المتعلقة بإعداد قيود الإقفال، وفي السطور التالية نستعرض بعضها بتفصيل.
إعداد قوائم مالية دقيقة
من الأهداف الرئيسية لإجراء قيود الإقفال هو تحضيرالقوائم المالية الدقيقة للشركة تتضمن قائمة الدخل، والميزانية، وكشف الأرباح والخسائر، والتدفقات النقدية، بالإضافة إلى تسجيل العمليات الختامية وإجراء التعديلات اللازمة لضمان دقة هذه القوائم وتعكس الصورة الحقيقية للأداء المالي والوضع المالي للشركة.
تحقيق التزامات محاسبية
تساهم قيود الإقفال في الوفاء بالالتزامات المحاسبية الضرورية للشركة. عند انتهاء الدورة المحاسبية، يتم تحديد الالتزامات المترتبة على الشركة، مثل الرواتب المستحقة والضرائب المؤجلة والمستحقات تجاه الموردين والعملاء وغيرها. تُعد قيود الإقفال لتوثيق هذه الالتزامات وضمان وجود تمثيل دقيق لها في القوائم المالية.
تسهم قيود الإقفال في تحضير السجلات المحاسبية النهائية للشركة، والتي تتضمن ما يلي:
- تدوين الأرصدة الختامية للحسابات المتنوعة.
- تحويل الأرصدة المؤقتة إلى حسابات دائمة.
- بالإضافة إلى تحديد رصيد الأرباح المحتفظ بها وتحويله إلىرأس المال أو توزيعه على المساهمين.
تحقيق المطابقة والاتساق
تساعد قيود الإقفال في ضمان التوافق والانتظام في السجلات المحاسبية للشركة. فهي تضمن أن جميع العمليات والأنشطة المحاسبية تم تنفيذها بدقة وفقاً للمعايير المحاسبية المعتمدة، وتساعد في تفادي وجود أخطاء أو مخالفات في تسجيل البيانات المالية.
توفير المعلومات لاتخاذ القرارات
تلعب قيود الإقفال دورًا حيويًا في تقديم معلومات دقيقة وموثوقة، حيث يساهم التطبيق الصحيح والمنظم لهذه العملية في إنشاء صورة كاملة عن الأداء المالي للشركة. وهذه الصورة الشاملة تعزز من شفافية ومصداقية النظام المحاسبي، مما يمكّن المعنيين من تحليل النتائج وفهم وتقييم الأداء المالي، مما يساعدهم على اتخاذ قرارات استراتيجية ملائمة ومدروسة تصب في مصلحة الشركة.
أنواع قيود الإقفال
تتألف قيود الإقفال من أربعة أنواع، والتي تُعد جميعها في نهاية كل فترة محاسبية، بهدف إعادة الحسابات المؤقتة إلى وضعها الطبيعي وبدء تجهيز السجلات للفترة المحاسبية التالية. وفيما يلي سنستعرض كل نوع من الأنواع الأربعة بتفصيل.
- يتم إغلاق حساب الإيرادات في ملخص الدخل
من خلال هذا النوع من القيود، يتم تحويل الأرصدة المدينة في حسابات الإيرادات إلى حساب ملخص الدخل، مما يسهم في تلخيص الإيرادات التي تم تحقيقها خلال الفترة المحاسبية. وبالتالي، فإن نقل الرصيد من الحساب المؤقت إلى الحساب الدائم يسهل على المحاسب إجراء عدد أقل من قيود الإقفال. ويُستخدم هذا النوع من قيود الإقفال في حال قامت الشركة بتصفية حساباتها
- إغلاق حساب المصروفات في ملخص الدخل
في هذا النوع من القيد، يتم تحويل الأرصدة الدائنة في حسابات المصروفات إلى حساب ملخص الدخل.
- إغلاق حساب ملخص الدخل
يتعلق الأمر بنقل الرصيد من حساب ملخص الدخل إلى حساب الأرباح المحتجزة. ومن خلال هذه العملية، يتم تحديد صافي الدخل أو الخسارة للفترة المحاسبية، بالإضافة إلى تحديث الأرباح المحتجزة.
- إغلاق حساب الأرباح الموزعة
يقوم المحاسب في هذا النوع من التسجيل بإغلاق حسابات توزيع الأرباح إلى حساب الأرباح المُحتجزةيتم تحويل الرصيد المدين في حساب الأرباح الموزعة إلى حساب الأرباح المحتجزة. يعبر هذا القيد عن توزيع الأرباح على المساهمين، ويفيد أيضًا في تقليل رصيد الأرباح المحتجزة.
كيفية عمل قيود الإقفال المحاسبية
قيود الإقفال المحاسبية هي إجراءات تتم في نهاية الفترة المحاسبية، وغالباً ما تكون سنوية، بهدف إنهاء الدورة المحاسبية وتحديد الأرباح أو الخسائر النهائية التي حققتها الشركة خلال تلك الفترة. لذا، يجب على المحاسب أن يفهم هذه القيود ويطبقها بدقة لضمان صحة التقارير المالية والامتثال للمعايير المحاسبية.
يمكن تحقيق ذلك من خلال اتباع خطوات منظمة ودقيقة لإعداد هذه القيود، مما يساعد المحاسب في إتمام عملية الإغلاق المحاسبي ويضمن الشفافية والموثوقية في المعلومات المالية التي تُقدم عن الشركة.
إليك الخطوات الرئيسية والمنظمة التي يحتاجها المحاسب لإجراء قيود الإقفال المحاسبية:
الخطوة الأولى: تحديد الحسابات المؤقتة والحسابات الدائمة
قبل الشروع في إجراءات الإقفال المحاسبي، يتعين تحديد الحسابات المؤقتة التي سيتم إغلاقها، وتشمل هذه الحسابات حسابات.الإيرادات والمصروفات ثم ينتقل المحاسب إلى تحديد الحسابات الدائمة التي ستستخدم لنقل الأرصدة المغلقة، مثل حساب الأرباح المحتجزة وحساب الأرباح والخسائر، وتُنفذ هذه الخطوة على النحو التالي:
- مراجعة الحسابات المؤقتة التي ينبغي إنهاؤها.
- تحديد الحسابات الثابتة التي ستُستخدم لنقل الأرصدة النهائية.
الخطوة الثانية: القيام بتسجيل قيود الإقفال المحاسبي.
يتم إغلاق كل نوع من الحسابات بشكل منظم وبطرق مختلفة.
إغلاق حسابات الإيرادات
أول خطوة تتمثل في نقل الأرصدة الائتمانية من حسابات الإيرادات إلى حساب الأرباح والخسائر أو حساب الأرباح المحتجزة.
يتم ذلك من خلال قيام المحاسب بتدوين قيد مدين يُعبر عن إجمالي الإيرادات في حساب الإيرادات، بالإضافة إلى تسجيل قيد دائن بنفس القيمة في حساب الأرباح والخسائر أو حساب الأرباح المُحتجزة
إغلاق حسابات المصروفات
يتم تنفيذ هذه الخطوة عن طريق نقل الأرصدة المدينة في حسابات المصروفات إلى حساب الأرباح والخسائر أو إلى حساب الأرباح المحتفظ بها.
يقوم المحاسب بتسجيل قيد مدين بمبلغ إجمالي المصروفات في حساب المصروفات، وقيد دائن بنفس المبلغ في حساب الأرباح والخسائر أو حساب الأرباح المحتجزة
إغلاق حساب الأرباح والخسائر أو حساب الأرباح المحتسبة
عند إغلاق هذه الحسابات، يتم نقل صافي الدخل أو الخسارة من حسابات الإيرادات والمصروفات إلى حساب الأرباح والخسائر أو حساب الأرباح المحتجزة
دور المحاسب هنا أن يقوم بتسجيل قيد دائن أو مدين بما يتعلق بقيمة صافي الدخل أو الخسارة، يتم إدراجه في حساب الأرباح والخسائر أو في حساب الأرباح المحتجزة، وذلك بناءً على ما إذا كان هناك صافي دخل إيجابي أو سلبي
إغلاق حساب الأرباح الموزعة
إذا قامت الشركة باستخدام حساب الأرباح الموزعة، فإنها تسجل قيود الإغلاق لهذا الحساب من خلال تسجيل قيد دائن بقيمة صافي الدخل في حساب الأرباح المُحتجزة، وقيد مدين بنفس القيمة في حساب الأرباح والخسائر أو حساب الأرباح المُحتجزة.
الخطوة الثالثة: مراجعة وإتمام الحسابات بشكل نهائي
بعد الانتهاء من الخطوات السابقة، تأتي المرحلة الأخيرة وهي مرحلة التحقق من دقة إغلاق الحسابات التي نفذها المحاسب، من خلال:
التحقق من صحة الأرصدة
ضرورة التأكد من أن جميع الأرصدة المنقولة قد تم تسجيلها بدقة وأنها تعكس النتائج الصحيحة للفترة المحاسبية دون وجود أي خطأ.
إغلاق الدورة المحاسبية
تقفل الحسابات المؤقتة التي تم تحويل أرصدتها إلى الحسابات الدائمة، ويتم جمع المعلومات المحاسبية للفترة وإعداد التقارير المالية النهائية.
كيف يتم إغلاق الميزانية السنوية في نهاية العام، وما هي الحسابات التي تُغلق؟
يتضمن الإقفال السنوي مجموعة من الخطوات لضمان تسجيل جميع المعاملات المالية للسنة بشكل صحيح، وهذه الخطوات هي كالتالي:
التأكد من تسوية وتحديث جميع الحسابات من خلال تسجيل جميع قيود التسوية مثل الاهلاك، المصروفات المدفوعة مقدماً، الإيرادات المستحقة، والمصروفات المستحقة.
- إعداد البيانات المالية مثل قائمة الإيرادات، والميزانية العمومية، وقائمة التدفقات النقدية.
- إغلاق حسابات قائمة الأرباح والخسائر (الإيرادات والمصروفات) ونقلها إلى حساب ملخص الدخل.
- تعيين صافي الربح أو الخسارة وتحويله إلى حساب الأرباح المحتجزة أو رأس المال.
- إغلاق حسابات السحب الخاصة بمالكي الشركة وتحويلها إلى حسابات رأس المال الخاصة بهم.
- تحديث الميزانية العمومية بعد تنفيذ جميع قيود الإقفال لتعكس الوضع المالي للشركة في نهاية السنة المالية.
الفرق بين قيود الإقفال وقيود اليومية
في مجال المحاسبة، يتم استخدام مصطلحات تتعلق بقيود الإقفال وقيود اليومية تشير العبارة إلى تسجيل المعاملات المالية في الشركات، وعلى الرغم من أن الهدف الرئيسي لكلا النوعين هو تقديم معلومات مالية دقيقة وموثوقة، إلا أن هناك اختلافات بسيطة بينهما. في هذا السياق، سنتناول بالتفصيل وبأسلوب منظم الفروق بينهما.
قيود اليومية تسجل العمليات المالية اليومية بشكل فوري، بينما تسجل قيود الإغلاق في نهاية الفترة المحاسبية.
تساعد قيود اليومية في متابعة المعاملات المالية اليومية وإعداد السجلات المالية بشكل دوري، في حين تهدف قيود الإقفال إلى إعداد التقارير المالية النهائية وتوثيق الأرصدة الختامية.
تركز قيود اليومية على تفاصيل المعاملات المالية، بينما تهتم قيود الإقفال بنقل الأرصدة وتحويلها من حسابات مؤقتة إلى حسابات دائمة.
متي يتم عمل قيود الاقفال ؟
يتم تسجيل قيود الإقفال في ختام الفترة المحاسبية للشركات، سواء كانت شهرية أو ربع سنوية أو سنوية. تُستخدم هذه القيود لإغلاق الحسابات المؤقتة وتسجيل الأرصدة النهائية للحسابات الدائمة. وتتضمن عملية نقل الإيرادات والمصروفات إلى حساب الأرباح والخسائر، وتحويل الرصيد الموجود في حساب الأرباح والخسائر إلى حساب الأرباح المحتجزة، بالإضافة إلى نقل الأرصدة المتبقية إلى الفترة المحاسبية التالية.
ماهي قيود الإقفال في الجرد الدوري؟
في نظام الجرد الدوري لا يوجد حاجة لإجراء قيد تسوية حيث يتم تسجيل المخزون النهائي من خلال قيود الإقفال، ولا يتم تتبع حسابات المخزون السلعي.
ما هي قيود الإغلاق في نظام الجرد المستمر؟
تتم عملية الإقفال في نظام الجرد المستمر عن طريق إدخال قيد تسوية يهدف إلى مواءمة رصيد المخزون السلعي المدون في السجلات مع القيمة الفعلية للمخزون الذي تم جرده في المخازن.
تتضمن قيود الإقفال في نظام الجرد المستمر إغلاق حسابات الإيرادات والأرصدة الدائنة والمخزون في نهاية الفترة المحاسبية. يتم ذلك عن طريق نقل رصيد الإيرادات من حساباتها الفرعية إلى حساب ملخص الدخل، والاعتراف بمخزون نهاية الفترة من خلال تسجيل الجرد الفعلي وتحديد قيمته بناءً على تقدير قيمة السلع المتاحة.
ما هو قيد إقفال الأرباح والخسائر؟
قيد إقفال الأرباح والخسائر هو تسجيل محاسبي يتم إعداده في نهاية الدورة المحاسبية لتوثيق صافي الربح أو الخسارة. حيث تُنقل رصيد حساب الأرباح والخسائر إلى حساب الأرباح المحتجزة، ويتم تجميع هذا الرصيد للفترات القادمة أو توزيعه كأرباح على المساهمين. ويجب ملاحظة أن إقفال حساب الأرباح والخسائر يمثل نهاية الدورة المحاسبية الحالية وبداية الدورة المحاسبية التالية.
ما الفرق بين قيود التسوية وقيود الإقفال؟
الفرق الأساسي بين قيود الإقفال وقيود التسوية يكمن في الغرض من كل منهما. تُستخدم قيود التسوية لتعديل الأرصدة في حسابات الأصول والخصوم وحقوق الملكية من أجل عكس صورة دقيقة عن الوضع المالي للمؤسسة، وتتضمن إجراءات مثل تسجيل الاهلاك وتقدير المصروفات غير المدفوعة، لكنها لا تؤدي إلى تصفير الحسابات. بينما تُستخدم قيود الإقفال لتحويل نتائج الأعمال المتمثلة في بيان الدخل (الربح أو الخسارة) إلى حسابات رأس المال أو الأرباح المحتجزة بغرض تصفير الحسابات والبدء من جديد.
ما هو الحساب الذي يبرز في ميزان المراجعة بعد انتهاء العملية؟
يظهر في ميزان المراجعة بعد تنفيذ عمليات الإقفال الحسابات التي تحتوي فقط على أرصدة، مثل الأصول والخصوم وحسابات الملكية مثل رأس المال والأرباح المحتجزة.
لا رد على “قيود الإقفال ما هي؟ وكيف تعمل ؟ مع أمثلة عملية”