الشركات تستعمل المحاسبة كوسيلة لتنظيم الإدارة المالية وهذا ضروري لصمود أي مؤسسة سواء كانت ربحية أو غير ربحية. لتحقيق هذا، تعتمد المحاسبة على نظريات وطرق معينة و تتطلب اتخاذ إجراءات مختلفة.
من بين الأمور المهمة هنا قيود محاسبية، و في هذه المقالة، بنجاوب على أسئلة مهمة مثل: المقصود بالقيود المحاسبية؟ أنوعها؟ كيف تنطبق؟ وأين تندرج ضمن الدورة المحاسبية؟
تعريف القيود المحاسبية؟
قيود محاسبية هي الطريقة لتسجيل وتوثيق كل المعاملات المالية في الوقت اللي صارت، ويشمل ذلك معرفة الأطراف اللي شاركت سواء كان دائن أو مدين. كمان يوضح الحساب اللي تم منه أو إلى مين تم إجراء المعاملة.
هذه القيود تساعد في فهم الحالة المالية للمنشأة ككل وتساعد في اتخاذ قرارات صحيحة. يتم تسجيلها في الدفاتر المحاسبية وهذه تشمل دفتر المراسلات، دفتر الجرد، دفتر اليومية العامة ودفتر الأستاذ.
ومع تقدم التكنولوجيا، الكثير من رجال الأعمال بدأوا يستخدمون أنظمة محاسبية إلكترونية، مما جعل تسجيل القيود المحاسبية أسهل وأكثر دقة من الماضي.
أنواع القيود المحاسبية
يمكن نفصل القيود المحاسبية لنوعين رئيسيين: القيد البسيط والقيد المركب بناء على عدد الحسابات. أما حسب الغرض، فيمكن تقسيم القيود لثلاثة أنواع رئيسية: قيد اليومية، قيد التسوية وقيد الإقفال. بنوضح ذلك بالتفصيل بعد.
1- القيد البسيط Simple Entry
القيد البسيط يعني القيد اللي يتضمن مدين ودائن في حساب واحد بس. مثال على هذا: دفع شركة لرواتب موظفيها.
| المدين | الدائن | البيان |
| 12000 | 12000 | من حـ / (نفقات رواتب الموظفين) إلى حـ / (البنك) |
2- القيد المركب
القيد المركب من أنواع القيد المزدوج و هو عكس القيد البسيط، وهو اللي يتضمن مدين أو دائن بأكثر من حساب. غالباً يتم كتابة هذا النوع من القيود بطريقة “من مذكورين” أو “إلى مذكورين”. مثال على القيود المركبة:
| المدين | الدائن | البيان |
| 4700 | 4000 700 | من حـ / (الأثاث) إلى مذكورين: حـ / (الخزينة) حـ / (البنك) |
إذا كان القيد معقد من جهة المدين:
| المدين | الدائن | البيان |
| 10000 55000 | 65000 | من مذكورين: حـ / (البنك) حـ / (الخزينة) إلى حـ / (العملاء) |
إذا كان القيد يشمل الجانبين المدين والدائن:
| المدين | الدائن | البيان |
| 2000 1000 | 750 2250 | من مذكورين: حـ / (مصروف الإنترنت) حـ / (مصروف الغاز) إلى مذكورين: حـ / (البنك) حـ / (النقدية) |
بعد ما وضحنا القيد البسيط والمركب، بننتقل للأجزاء الأخرى بحسب نوع القيد وهدفه مثل قيد اليومية وقيد التسوية وقيد الإغلاق.
3- قيد اليومية Journal Entry
قيد اليومية هو الأساس اللي تعتمد عليه قاعدة القيد في. المحاسبة سجل كل عملية مالية تتم سواء كانت ربح أو خسارة. القيد يتكون من جانبين: مدين ودائن، ويجب يكون هناك توازن بينهم. مثل قيود يومية على شكل:
| المدين | الدائن | البيان |
| 3000 | 3000 | من حـ / (البنك) إلى حـ / (رأس المال) |
من المهم نعرف أن قيود اليومية تمثل أول خطوة في تسجيل المعاملات، وهي تختلف عن قيود التسوية والإقفال، كل نوع له استخدامه.
4- قيد التسوية
أحياناً، يمكن تصير مصاريف للمنشأة لازم تسجل بس ما تمدد للسنة المالية كمدفوعات. هنا يأتي دور قيد التسوية. قيود التسوية تصحح الأوضاع اللي تبدو مخالفة للمعايير المحاسبية. وقيد التسوية مهم لتحقيق الأهداف الدقيقة لكل فترة.
أولاً: تسوية الإيرادات المستحقة هي مبالغ الشركة الي لازم تستحق مقابل خدمات قدمتها ولحد الآن ما حصلت عليها. كمثال: أرسلت طلبية لعميل بمبلغ 35000 ريال، والعميل ما سدد حتى نهاية السنة.
| المدين | الدائن | البيان |
| 35000 | 40000 | من حـ / (إيرادات مستحقة) إلى حـ / (إيرادات استشارات) |
ثم يتم نقل السجل إلى حسابات دفتر الأستاذ.
ثانياً: تسوية الإيرادات المدفوعة مسبقاً هي المبالغ المدفوعة قبل تقديم الخدمة. نقوم بتحديد النسبة اللي تخص السنة الحالية.
| المدين | الدائن | البيان |
| 100000 | 100000 | من حـ / (إيراد إيجار مقدم) إلى حـ / (إيرادات الإيجار) |
ثم يتم نقل القيد إلى دفتر الأستاذ.
ثالثًا: تسوية المصروفات المطلوبة: المصروفات المطلوبة هي اللي ما تم إدراجها ولا تم دفع قيمتها بعد.
| المدين | الدائن | البيان |
| 40000 | 40000 | من حـ / (الأجور) إلى حـ / (الأجور المستحقة) |
ثم يتم نقل السجل إلى دفتر الحسابات.
رابعًا: تسوية النفقات المدفوعة مسبقًا وهي المبالغ المدفوعة ولكنها تعود لفترات مالية لاحقة.
| المدين | الدائن | البيان |
| 100000 | 100000 | من حـ / (مصاريف الإيجار) إلى حـ / (إيجار دفع مسبق) |
ثم يتم نقل السجل إلى دفتر الحسابات.
5- قيد الإقفال Closing Entry
عند انتهاء السنة المالية، يعمل المحاسب على إغلاق جميع الحسابات الخاصة بالإيرادات والمصروفات لحساب الدخل النهائي سواء كان ربح أو خسارة.
| المدين | الدائن | البيان |
| XXXX | XXXX | من حـ / (الأرباح والخسائر) إلى حـ / (المصروفات) إغلاق المصروفات |
ثانياً: قيد إقفال الإيرادات كما التعامل مع قيد إغلاق المصروفات، تُسجل الإيرادات كـ مدين بدلاً من دائن.
| المدين | الدائن | البيان |
| XXXX | XXXX | من حـ / (الإيرادات) إلى حـ / (الأرباح والخسائر) إغلاق الإيرادات |
6- القيد الابتدائي
وهو قيد بدء السنة المالية سواء كانت جديدة أو انتقالها من سنة سابقة. إذا كانت الشركة جديدة، فقيدها سيكون بسيطاً كالتالي:
| المدين | الدائن | البيان |
| XXXX | XXXX | من حـ / (الأصول) إلى حـ / (رأس المال) |
إذا كانت الشركة انتقلت من سنة مالية سابقة، نقوم باستخراج الأرصدة الموجودة في الميزانية العمومية.
7- القيد العكسي Contra Entry
القيد العكسي يستخدم عند حصول خطأ في التبديل بين المدين والدائن. لمحاولة تصحيح الخطأ وإرجاع كل حساب لموقعه الصحيح.
أهمية القيود المحاسبية
وجود قيود محاسبية يضمن استمرارية المنشأة في العمل بشكل ممتاز. هنا بعض النقاط الأساسية حول أهمية القيود المحاسبية:
تنظيم السجلات المالية
سجلات القيود المالية تنظم وتوضح العمليات، مما يساعد في تجنب المشاكل القانونية مثل التلاعب والتهرب الضريبي. وفي نفس الوقت تسهل فهم الإيرادات والمصروفات وأحوال الأصول والخصوم.
مراقبة الأداء المالي
سجلات القيود الإدارية تعطي معلومات دقيقة عن الوضع المالي، مما يساعد في إعداد الميزان والتقارير المالية التي تعكس الحالة المالية الحقيقية. يساعد ذلك في تقييم الأداء ويسهل تحديد الأخطاء أو السلوكيات غير القانونية.
اتخاذ قرارات مالية سريعة
البيانات التي توفرها قيود المحاسبة تسهل اتخاذ قرارات استراتيجية تتعلق بالموازنة وتوزيع الموارد وزيادة الإيرادات.
خطوات تسجيل القيود المحاسبية
تسجل قيود المحاسبة المعاملات المالية كجزء من العمليات المحاسبية. القيود تتكون من جانبين: مدين ودائن، ويتطلب تحقيق توازن بينهما. مثال على قيود الرواتب، حيث كل قيد يمثل تغيير مالي. يتم توثيق المعاملات بشكل يومي في دفتر اليومية ثم تُنقل إلى دفتر الأستاذ.
خطوات تسجيل القيد المحاسبي:
أولاً، تحديد الفعالية والقيمة والعمليات الحسابية المرتبطة بها.
فهم الحسابات الدائنة والمدينة. مثلاً، شركة “النور” باعت منتج بمبلغ 15000 ريال.
- الحدث: عملية البيع.
- القيمة: 15000 ريال.
- احنا سجلنا المعاملة في حسابين: المبيعات والنقد.
بكده حددنا الحدث والقيمة والحسابات.
ثانياً، تحديد إتجاه القيد
يعني تقييم تأثير المعاملة سواء بالزيادة أو النقصان. مثلاً، لانتاج “النور” السلع بقيمة 15000 ريال.
ثالثا، تعريف الحسابات الدائنة والمدينة.
بناءً على المثال، تم تحديد المبيعات والنقدية. البضاعة المباعة تمثل مبلغ للشركة يسجل في حساب دائن، بينما النقدية تسجل كمدين.
رابعًا، تهيئة القيد المالي.
يجب أن يتحقق توازن بين حساب المدين والدائن.
- مدين: 15000 ريال في حساب الأموال السائلة.
- دائن: 15000 ريال في حساب المبيعات.
خامسًا، تسجيل القيد المحاسبي.
تأكد من تاريخ القيد لتسهيل الوصول إليه. يعني على سبيل المثال تسجل كالتالي:
- مدين: 15000 ريال في حساب النقدية.
- دائن: 15000 ريال في حساب المبيعات.
سابعاً، التحقق من صحة البيانات المدخلة.
التحقق من التسجيل فيما يتعلق بالتاريخ وحساب المدين والدائن والقيمة المالية.
وش يصير بعد إتمام تسجيل القيود المحاسبية؟
تسجيل القيود المحاسبية يعد من الأمور الأساسية التي يقوم بها المحاسب. بعد ذلك، تنتقل…الدورة المحاسبيةإلى المراحل التالية لتخطيط القوائم المالية بعد ترحيل المعاملات.
أهداف القيود المحاسبية
فهم الأهداف من القيود المحاسبية يعتبر جزء أساسي من تنفيذ المبادئ المحاسبية. وهنا شرح لهالأهداف:
ضمان سلامة البيانات المالية
تطبيق مبدأ المساءلة مهمة لتوثيق معاملات المالية وتفاصيلها بشكل دقيق.
الامتثال للمتطلبات الضريبية
تساعد القيود على تقديم الإقرارات الضريبية بدقة وبسهولة.
تحليل المعلومات وإعداد التقارير المالية
تساعد القيود المحاسبية في متابعة النفقات والإيرادات لضمان دقة البيانات وتجديد السجلات.
كيف نحول السجل المحاسبي إلى دفتر الأستاذ؟
- فهم القيد المحاسبي والتأكد من إن جميع عناصره كاملة.
- تحديد الحسابات المرتبطة بكل قيد.
- نقل كل عنصر من القيد إلى الحساب المناسب.
- تدوين التفاصيل مثل التاريخ والمبلغ في السجل الرئيسي.
- التحقق من التوازن بعد النقل.
- تسجيل الفرق في الجانب الأقل وهذا يسمى بعملية (الترصيد).
ما أنواع الأخطاء التي قد تطرأ على القيود المحاسبية؟
وجود خطأ في القيود يؤثر سلباً على دفتر المحاسب. وبعض الأخطاء تشمل:
- خطأ في كتابة المبلغ سواء في جانب المدين أو الدائن.
- نسيان توثيق معاملة مالية.
- خطأ ناجم عن عدم معرفة المحاسب بتحديد الحسابات بشكل صحيح.
- تنفيذ عملية محاسبية بشكل خاطيء.
- تسجيل القيد في دفتر اليومية عدة مرات.
الأخطاء تُعالج باستخدام قيود محاسبية مثل القيد العكسي.
الأمثلة والتطبيقات على القيود المحاسبية
خلصنا من الأمثلة الفردية، و الآن نوضح مثال واقعي شامل، شوفوا:
- أسست الشركة برأس مال 5000000 ريال في البنك.
- دفعت إيجار بمبلغ 20000 ريال.
- أودعت 50000 ريال في صندوق المكتب من الحساب الجاري.
- اشترت أجهزة ومعدات ب100000 ريال.
- اشترا الأثاث بمبلغ 70000 ريال.
- دفعت فاتورة الكهرباء بمبلغ 2000 ريال.
لتدوين القيود اليومية:
| مدين | دائن | البيان | رقم القيد |
| 5000000 | 50000000 | من حـ / البنك إلى حـ / رأس المال (إيداع رأس المال في البنك) | 1 |
| 20000 | 20000 | من حـ / إيجار المقر الإداري إلى حـ / الصندوق (سداد الإيجار نقدًا) | 2 |
| 50000 | 50000 | من حـ / الصندوق إلى حـ/ البنك سحب 50000 من البنك وإيداعها في الخزنة. | 3 |
| 100000 | 20000 30000 50000 | من حـ / الأجهزة والمعدات إلى مذكورين حـ / الصندوق حـ / البنك حـ / دائنين (الشركة المحلية) شراء الأجهزة والمعدات نقداً وبالشيك وبالتقسيط. | 4 |
| 70000 | 25000 45000 | من حـ / الأثاث المكتبي إلى مذكورين حـ / البنك حـ / دائنين (شركة الأثاث) (شراء أثاث مكتبي بواسطة شيك وعلى الحساب) | 5 |
| 2000 | 2000 | من حـ / مصروفات الكهرباء إلى حـ / الصندوق (دفع فاتورة الكهرباء نقدًا) | 6 |
كيف أتعلم القيود المحاسبية؟
تعلم القيود المحاسبية يحتاج لعدة خطوات:
- فهم أساسيات المحاسبة والعناصر المرتبطة بالقيود، مثل المدين والدائن.
- دراسة المبادئ المحاسبية وفهم التطبيقات العملية لها.
- تطبيق عملي عن طريق استعمال أمثلة حقيقية.
- تعلم استخدام برامج المحاسبة المشهورة.
- يمكن المشاركة في دورات تدريبية خاصة بالمحاسبة.
- التعلم المستمر لقواعد المحاسبة الجديدة.
- مشاركة للمجالات العملية المتاحة.
هل المعايير المحاسبية هي القيود المحاسبية؟
تختلف القيود عن المعايير المحاسبية في الهدف. المعايير توضح القواعد المستخدمة في إعداد القوائم المالية، بينما القيود تهدف إلى تسجيل العمليات المالية بشكل صحيح.
ماذا يُشير إليه مركز التكلفة في السجلات المحاسبية؟
مركز التكلفة يُستخدم لتخصيص التكاليف والإيرادات، والهدف منه توزيع التكاليف العامة وتحليل الأداء المالي في التقارير
لا رد على “تعرف على قيود محاسبية وأهميتها وأنواعها”