سند صرف، هو الوسيلة التي تمنحك القدرة على السيطرة على الأموال التي تقوم الشركة بصرفها سواء بشكل نقدي، فيكون تحت مسمى ” سند صرف نقدي”، او شيكات وتسمى فى هذه الحالة أوراق الدفع.
فعلى الرغم من بسطاته ولكنه يضمن لك سهولة التحكم في مدفوعاتك بشكل بسيط وأكثر دقة، ويساعدك بشكل كببر على التغلب على أي من محاولات التلاعب التي قد تحدث في الإدارة المالية في المؤسسة، ومن هذا المنطلق سوف نستعرض من خلال المقال التالي، جميع التفاصيل المتعلقة بسند الصرف، وتوضيح مدى أهمية بالنسبة للشركات في الحفاظ على أحد أهم الأجزاء في النظام المالي، وأيضا سوف نقوم بالتعرف على كيفية إنشاء سندات الصرف سواء كانت بشكل الكتروني أو ورقي..
ما هو سند الصرف؟
هو مستند رسمي تصدره الشركة كأحد طرفي العملية المالية، حيث تمثل طرف صرف النقود أو الشيكات، ويكون الطرف الآخر الشخص أو الشركة المستملة لسند الصرف، بهدف أثبات عملية استلام سندات الصرف من الطرف الآخر، وحيث يكون مرجع للشركة في حالة حدوث أي مشاكل بين الطرفين.
ويتم إصدارر سند الصرف سواء كانت الشركة تريد سداد قيمة مصروف بالكامل، أو حتى سداد دفعة مقدمة مقابل شراء بضاعة أو الحصول على خدمة من الطرف الثاني، على شرط أن تكون الجهة التي تصرف النقود هى المسئولة عن أصدار سندات الصرف.
ويجب أن يكون لسند الصرف بعض الشروط التي يجب أن تكون موجودة به وذلك لكي يتم العتراف به كمستند رسمي يمكننا الأعتماد عليه فيما هو قادم، أو في حالة حدوث أي خلاف بين الأطراف.
ما هي محتويات سند االصرف؟
لا يوجد نموذج موحد لسند صرف في جميع الشركات، ولكنه قد يختلف من شركة لأخرى وفقا لاحتياجات كل مؤسسة، ولكن هناك بعض البنود التي يجبتوافرها فيجميع سندات الصرف
- ” نوع المستند ” : لابد ن توضيح أن هذا المستند عبارة عن سند صرف، ويفضل أيضا ذكر إذا كان هذا سند صرف نقدي أم سند صرف شيكات.
- التاريخ : من أهم البنود التي يجب توافرها في أي سند صرف، ويجب أن يكون التاريخ الموجود في المستند هو نفس التاريخ الصرف بالفغل، حيث يتم تسجيله فيما بعد كقيد محاسبي.
- رقم سند الصرف : هو واحد من أهم البنود الواجب توافرها، ويكون الهدف ن تسلسل قود الصفر هو الحد من عمليات التلاعب التي قد تحدث في صرف النقود، فعلي سبيل المثال اذا كان أخر رقم سند الصرف هو ” 22 ” وبالتالي فأن السند التالي لابد أن يكون ” 23 “، حتى أذا تم إلغاء أحد أذون الصرف لأي سبب، لابد أن يظل موجود في دفتر سند الصرف.
- التفاصيل المتعلقة بالشركة المصدرة لسند الصرف: حيث يتم كتابة جميع بيانات الشركة من حيث الإسم ورقم السجل التجاري وأرقام التواصل والعنوان وغيرها من المعلومات.
- إجمالي المبلغ : نقوم بكتابة إجمالي المبلغ الذي سيتم صرفه، ولابد من كتابة المبلغ بالأرقام والحروف أيضا، لمنع أي عملية تلاعب قد تحدث في السند.
- اسم المستلم وتوقيعه: نقوم بكتابة اسم الشخص المستلم للسند، ويقوم بالتوقيع عليه لإثبات عملية الاستلام.
- وصف السند: نقوم بشرح طبيعة العملية التي نقوم بسدداها، سواء كانت سداد دفعة لمورد نتيجة شراء بضاعة أو تقديم خدمة، أو على سبيل المثال صرف مرتبات الموظفين وغيرها من العمليات المحاسبية الأخرى.
وبالطبع يمكنك أضافة أي بيانات أخرى قد تحتاجها الشركة في عملية الرقابة الداخلية، للسيطرة على عملية صرف النقود، حيث أنها من النقاط الحرجة في جميع الشركات، ولكن بشكل مبدئ لابد أن تتواجد هذه البيات في أي سند صرف يتم إصداره.
الفرق بين سند الصرف وسند القبض
- سند القبض: يوجد مقال كامل قمنا فيه بشرح سند القبض بشكل تفصيلي، ويمكنك الاطلاع عليه من خلال الرابط التالي، ولكنه بشكل مبسط، هو وثيقة تصدرها الشركة، وذلك لإثبات عملية أستلام شيكات أو نقود.
- سند صرف: أما بالنسبة لسند الصرف كما ذكرنا في السطور السابقة، فهو عبارة عن مستند صادر من الشركة وذلك لإثبات صرف بعض الأموال لأغراض وأنشطة الشركة المختلفة.
تاريخ أصدار سند الصرف؟
لابد من أن يكون تاريخ سند الصرف مطابق للتاريخ الفغلى لصرف الأموال، ومن ثم يمر بجميع خطوات تسجيل العمليات المالية سواء في دفتر القيود اليومية، وترحيلها في الدفاتر المختلفة، بنفس تاريخ الصرف، وهذا يسهل فيما بعد عملية الوصول لسند الصرف بشكل سلس وبسيط.
سند صرف الكتروني
لا يختلف سند الصرف الورقي أو الالكتروني، حيث يحتويا على نفس البنود التي قمنا بذكرها سابقا، ويكمن الاختلاف الوحيد، في أن السند الالكتروني يتم اصداره من خلال البرامج المحاسبية.
كيفية إنشاء سند صرف
الموضوع بسيط جدا، حيث نقوم بكتابة البيانات التي ذكرناها سابقا، والتي يجب أن تكون متوافرة في جميع سندات الصرف، ويمكننا إضافة أي بنود أخرى إذا كنا في حاجة اليها، ويمكن تصميم نموذج سند صرف Word، أو تصميم نموذج سند صرف Excel، ولن يكون هناك أي اختلافات بينهم، لأنها سوف يحتويا على نفس البيانات المالية.
ونقدم لك نموذج لسند صرف، وقد تسطيع التعديل عليه بالشكل الذي يتوافق مع مؤسستك
سند صرف
تاريخ سند الصفر: (يتك كتابة تاريخ الصرف الفعلي) رقم سند الصرف: (لابد أن يكون بالتسلسل)
معلومات الشركة المصدرة للسند: ( رقم السجل التجاري والعنوان ورقم التواصل) مبلغ سند الصرف: (بالارقام)
المستلم: ( الشركة أو الشخص المستلم )
من الشركة : ( اسم الشركة صاحبة السند)
مبلغ وقدره : ( المبلغ بالحروف )
الوصف : (شرح العملية المالية)
توقيع الطرف الأول: ( الشركة ) توقيع الطرف الثاني ( الشخص أو الشركة المستملة)
المعالجة المحاسبية لسند الصرف:
بما أن عملية الصرف هى أحد العمليات المالية، وبالتالي يجب تسجيلها في دفرت القيود المحاسبية، حيث يتم إثبات صرف النقود، حيث أن هذه العملية تقوم بالتأثير على رصيد البنك أو الخزنة، بالإضافة الى بنود المصروفات، أو حسابات الموردين وغيرها من العمليات الأخرى التي قد نحتاج لسدادها بشكل مستمر، ولذلك يتم تسجليها من خلال القيود التالية:
فعلى سبيل المثال، اذا قامت الشركة بصرف المرتبات عن طريق الخزنة يكون القيد المحاسبي كالتالي
| البيان | مدين | دائن |
| من ح/ مصروف المرتبات | 100,000 | |
| الى ح/ الخزنة | 100,000 |
وإذا قامت بسداد دفعة الى مورد عن طريق البنك، سيكون القيد النحاسبي كالتالي:
| البيان | مدين | دائن |
| من ح/ المورد | 50,000 | |
| الى ح/ البنك | 50,000 |
لا رد على “الفرق بين سند صرف وسند قبض”